Kassenvorgänge

Verkäufe korrekt erfassen. Zahlungen zuverlässig abwickeln. Fehler vermeiden.

Alle Verkäufe und Zahlungsvorgänge im Studio werden über Virtuagym → Verkaufspunkt erfasst.

Dazu gehören unter anderem Getränke, Nahrungsergänzungsmittel, Gutscheine, Zehnerkarten, weitere Studioleistungen und bar bezahlte Mitgliedsbeiträge.

Alle Studiomitarbeiterinnen und -mitarbeiter dürfen Kassenvorgänge durchführen.

Grundsätzlich gilt: Jeder Verkauf wird einer Kundin zugeordnet und vollständig in Virtuagym dokumentiert.

1. Verkauf vorbereiten

Vor jedem Verkauf:

☐ Virtuagym öffnen und zum Bereich „Verkaufspunkt“ wechseln.

☐ Die richtige Kundin auswählen.

☐ Gewünschtes Produkt beziehungsweise gewünschte Leistung auswählen.

☐ Prüfen, ob Produkt und Preis korrekt sind.

Unsere Produkte und Leistungen sind bereits im Verkaufspunkt hinterlegt.

Wichtig: Es werden grundsätzlich die hinterlegten Produkte und Preise verwendet.

2. Verkauf durchführen

Nachdem die gewünschten Produkte ausgewählt wurden:

☐ Kontrollieren, ob alle Artikel korrekt erfasst sind.

☐ Auf „Zahlen“ klicken.

☐ Gewünschte Zahlungsart auswählen.

☐ Zahlung entsprechend der gewählten Zahlungsart durchführen.

☐ Prüfen, ob der Verkauf korrekt abgeschlossen wurde.

Wir unterscheiden dabei zwischen Barzahlung, SEPA-Lastschrift und späterer Barzahlung.

Die einzelnen Zahlungsabläufe werden ausführlich in der Arbeitsanweisung „02 – Zahlungsarten“ beschrieben.

Wichtig: Kartenzahlungen werden in unserem Studio nicht angeboten.

3. Barzahlungen

Bei einer direkten Barzahlung:

☐ Rechnungsbetrag nennen.

☐ Bargeld entgegennehmen.

☐ Gegebenenfalls Wechselgeld herausgeben.

☐ Verkauf in Virtuagym als Barzahlung abschließen.

☐ Prüfen, ob der Zahlungsvorgang erfolgreich verbucht wurde.

Das Bargeld wird in unserer Studiokasse aufbewahrt.

4. Verkäufe mit späterer Zahlung

Kann eine Kundin nicht sofort bezahlen, wird der Verkauf trotzdem direkt in Virtuagym erfasst.

Dabei gilt:

☐ Verkauf über den Verkaufspunkt durchführen.

☐ Rechnung entsprechend unserem festgelegten Ablauf erstellen.

☐ Zahlungsart in der bestehenden Rechnung auf Barzahlung umstellen.

☐ Offene Zahlung unmittelbar in der eGym Trainer-App dokumentieren.

☐ Aufgabe zur Nachverfolgung anlegen.

Wichtig: Eine spätere Barzahlung darf niemals nur mündlich vereinbart werden.

Die Rechnung muss in Virtuagym vorhanden und die offene Zahlung in der Trainer-App dokumentiert sein.

Die genaue Vorgehensweise wird in der Arbeitsanweisung „02 – Zahlungsarten“ einschließlich einer Videoanleitung erläutert.



5. Kassenbon und Belege

Ein Kassenbon wird auf Wunsch der Kundin ausgegeben.

Dabei gilt:

☐ Bei Bedarf den entsprechenden Beleg in Virtuagym aufrufen. (im Kundenprofil unter Rechnungen)

☐ Kassenbon beziehungsweise Zahlungsbeleg ausgeben.

☐ Bei Fragen zur Zahlung die entsprechende Buchung kontrollieren.

6. Fehler und notwendige Korrekturen

Wurde ein falsches Produkt ausgewählt, ein falscher Betrag erfasst oder ein Verkauf fehlerhaft abgeschlossen, muss die Studioleitung informiert werden.

Dabei gilt:

☐ Fehler nicht durch zusätzliche Buchungen eigenständig ausgleichen.

☐ Keine eigenständige Stornierung bereits abgeschlossener Verkäufe durchführen.

☐ Studioleitung über den fehlerhaften Vorgang informieren.

☐ Weitere Vorgehensweise mit der Studioleitung abstimmen.

Wichtig: Fehlerhafte Kassenvorgänge müssen nachvollziehbar korrigiert werden. Eigenmächtige Korrekturen können zu falschen Kassenbeständen oder doppelten Buchungen führen.

7. Verantwortung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Alle Studiomitarbeitenden sind für die korrekte Durchführung ihrer Kassenvorgänge verantwortlich.

Dazu gehört:

☐ Verkäufe grundsätzlich einer Kundin zuordnen.

☐ Richtige Produkte und Preise auswählen.

☐ Zahlungsart korrekt erfassen.

☐ Verkauf vollständig abschließen.

☐ Spätere Zahlungen verbindlich dokumentieren.

☐ Fehler unverzüglich an die Studioleitung melden.

Unser gemeinsamer Grundsatz

Jeder Verkauf muss korrekt erfasst, einer Kundin zugeordnet und nachvollziehbar abgeschlossen werden.

Wir arbeiten sorgfältig mit dem Virtuagym-Verkaufspunkt und achten darauf, dass keine offenen Zahlungen oder fehlerhaften Buchungen übersehen werden.

Die detaillierten Abläufe zu den Zahlungsarten sowie zur Kassenführung sind in den nachfolgenden Arbeitsanweisungen geregelt.

Zahlungsarten

Zahlungen korrekt zuordnen. Offene Beträge dokumentieren. Zahlungseingänge zuverlässig nachverfolgen.

In unserem Studio werden Zahlungen über Virtuagym → Verkaufspunkt abgewickelt.

Je nachdem, ob eine Kundin sofort bar bezahlt, den Betrag per SEPA-Lastschrift einziehen lässt oder erst zu einem späteren Zeitpunkt bezahlen möchte, unterscheiden sich die einzelnen Arbeitsschritte.

Besonders bei späteren Barzahlungen ist eine sorgfältige Dokumentation wichtig, damit keine offenen Beträge übersehen werden.

Grundsätzlich gilt: Jede Zahlung muss korrekt in Virtuagym erfasst werden. Offene Forderungen müssen zusätzlich nachvollziehbar dokumentiert sein.

1. Unsere Zahlungsarten

In der femlounge stehen folgende Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Barzahlung - Die Kundin bezahlt direkt an der Studiokasse.

SEPA-Lastschrift - Der Betrag wird beim nächsten regulären Lastschriftlauf eingezogen.

Spätere Barzahlung - Die Rechnung wird erstellt und bleibt bis zur tatsächlichen Bezahlung offen.

Kartenzahlungen werden nicht angeboten.

Die Zahlungsarten gelten für Produktverkäufe, Studioleistungen und gegebenenfalls auch für Mitgliedsbeiträge.

2. Direkte Barzahlung

Bezahlt eine Kundin direkt im Studio, wird der Verkauf über Virtuagym als Barzahlung abgeschlossen.

Vorgehensweise:

☐ Virtuagym → „Verkaufspunkt“ öffnen.

☐ Kundin auswählen.

☐ Gewünschtes Produkt beziehungsweise gewünschte Leistung auswählen.

☐ Auf „Zahlen“ klicken.

☐ Zahlungsart „Barzahlung“ auswählen.

☐ Bargeld entgegennehmen und gegebenenfalls Wechselgeld herausgeben.

☐ Verkauf abschließen.

☐ Prüfen, ob die Zahlung korrekt verbucht wurde.

Das erhaltene Bargeld wird in der Studiokasse aufbewahrt.

Wichtig: Der Verkauf darf erst als bezahlt abgeschlossen werden, wenn die Kundin den entsprechenden Betrag tatsächlich übergeben hat.

3. Zahlung per SEPA-Lastschrift

Möchte eine Kundin einen Einkauf oder eine Studioleistung per Lastschrift bezahlen, wird die entsprechende Zahlungsart im Verkaufspunkt ausgewählt.

Vorgehensweise:

☐ Virtuagym → „Verkaufspunkt“ öffnen.

☐ Kundin und Produkt auswählen.

☐ Auf „Zahlen“ klicken.

☐ Oben rechts die drei Punkte öffnen.

☐ Zahlungsart „SEPA Lastschrift“ auswählen.

☐ Verkauf abschließen.

Der entsprechende Betrag wird beim nächsten regulären Lastschriftlauf eingezogen.

Wichtig: Bei einer regulären SEPA-Zahlung bleibt die Zahlungsart SEPA-Lastschrift bestehen. Eine nachträgliche Umstellung auf Barzahlung erfolgt nicht.





4. Spätere Barzahlung

Kann eine Kundin einen Einkauf oder einen Mitgliedsbeitrag nicht sofort bezahlen, kann die Zahlung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Damit die offene Forderung nicht vergessen wird, müssen sowohl die Rechnung in Virtuagym als auch eine Aufgabe in der eGym Trainer-App angelegt werden.

Schritt 1 – Verkauf in Virtuagym erfassen

☐ Virtuagym → „Verkaufspunkt“ öffnen.

☐ Richtige Kundin auswählen.

☐ Produkt beziehungsweise Leistung auswählen.

☐ Auf „Zahlen“ klicken.

☐ Oben rechts die drei Punkte öffnen.

☐ „SEPA Lastschrift“ auswählen.

☐ Verkauf abschließen.

Wichtig: Die Auswahl von SEPA-Lastschrift dient bei diesem Sonderfall zunächst der Rechnungserstellung. Durch die anschließende Umstellung wird kein Lastschrifteinzug ausgelöst.

Schritt 2 – Rechnung auf Barzahlung umstellen

Unmittelbar nach der Erstellung der Rechnung:

☐ Kundenprofil in Virtuagym öffnen.

☐ Bereich „Rechnungen“ aufrufen.

☐ Die gerade erstellte Rechnung auswählen.

☐ Zahlungsart auf „Barzahlung“ ändern.

☐ Änderung speichern.

☐ Prüfen, ob die Rechnung weiterhin offen ist.

Wichtig: Die Rechnung darf nicht als bezahlt gekennzeichnet werden, solange noch kein Geld eingegangen ist.

Schritt 3 – Offene Zahlung in der eGym Trainer-App dokumentieren

Dieser Schritt ist verpflichtend und muss unmittelbar nach der Rechnungserstellung erfolgen.

In der eGym Trainer-App wird bei der betreffenden Kundin eine Aufgabe angelegt.

Die Aufgabe enthält:

☐ Name der Kundin.

☐ Offener Betrag.

☐ Produkt, Leistung beziehungsweise Mitgliedsbeitrag.

☐ Hinweis, dass die Rechnung bereits in Virtuagym erstellt wurde.

☐ Aufgabe: „Beim nächsten Studiobesuch kassieren.“

☐ Fälligkeit zur Nachverfolgung.

Beispiel einer Aufgabe:

Offene Zahlung – Eiweißshake – 3,50 €

Melanie hat einen Eiweißshake gekauft, aber noch nicht bezahlt.

Die Rechnung wurde in Virtuagym erstellt und auf Barzahlung umgestellt.

Beim nächsten Studiobesuch 3,50 € kassieren und die bestehende Rechnung als bezahlt verbuchen.

Wichtig: Eine mündliche Vereinbarung allein reicht nicht aus. Ohne dokumentierte Aufgabe besteht die Gefahr, dass die offene Zahlung im Tagesgeschäft übersehen wird.

Schritt 4 – Zahlung beim nächsten Besuch kassieren

Sobald die Kundin den offenen Betrag bezahlt:

☐ Bargeld entgegennehmen.

☐ Kundenprofil in Virtuagym öffnen.

☐ Unter „Rechnungen“ die bestehende offene Rechnung auswählen.

☐ Zahlung in dieser Rechnung verbuchen.

☐ Prüfen, ob die Rechnung anschließend als bezahlt angezeigt wird.

☐ Zugehörige Aufgabe in der eGym Trainer-App als erledigt markieren.

Wichtig: Es darf kein neuer Verkauf angelegt werden.

Die Zahlung wird immer der bereits bestehenden Rechnung zugeordnet. Andernfalls kann es zu doppelten Buchungen kommen.

5. Besonderheit: Barzahlung von Mitgliedsbeiträgen

Auch Mitgliedsbeiträge können bar bezahlt werden.

Dabei gelten dieselben Grundsätze:

• Die Zahlung wird in Virtuagym dokumentiert.
• Bei einer bereits bestehenden Rechnung wird die Zahlung dieser Rechnung zugeordnet.
• Bei späterer Barzahlung muss eine offene Rechnung vorhanden sein.
• Offene Beträge werden in der eGym Trainer-App dokumentiert.
• Nach Zahlungseingang wird die bestehende Rechnung als bezahlt verbucht.

Wichtig: Ein bereits berechneter Mitgliedsbeitrag darf nicht durch einen zusätzlichen Verkauf doppelt erfasst werden.

Die allgemeine Beitragsverwaltung wird im Bereich „Mitgliederverwaltung & Beiträge“ geregelt.

6. Fehler bei der Zahlungsabwicklung

Wurde versehentlich eine falsche Zahlungsart ausgewählt oder eine Zahlung fehlerhaft verbucht, muss die Studioleitung informiert werden.

Dabei gilt:

☐ Fehler nicht eigenständig durch weitere Buchungen ausgleichen.

☐ Keine eigenständigen Stornierungen bereits abgeschlossener Verkäufe durchführen.

☐ Studioleitung über den Vorgang informieren.

☐ Weitere Vorgehensweise abstimmen.

Wichtig: Insbesondere bei SEPA-Lastschriften und offenen Rechnungen können fehlerhafte Änderungen zu falschen Forderungen oder doppelten Zahlungsvorgängen führen.

7. Schulungsvideo zur späteren Barzahlung

Für die Mitarbeiterseite wird ergänzend ein kurzes Schulungsvideo bereitgestellt.

Titel: „Spätere Barzahlung in Virtuagym richtig erfassen“

Das Video zeigt die praktische Durchführung:

• Verkauf über den Verkaufspunkt erfassen.
• SEPA-Lastschrift auswählen.
• Rechnung im Kundenprofil auf Barzahlung umstellen.
• Offene Zahlung in der eGym Trainer-App dokumentieren.
• Späteren Zahlungseingang in der bestehenden Rechnung verbuchen.

Das Video dient als praktische Unterstützung. Die schriftliche Arbeitsanweisung bleibt verbindlich.

Unser gemeinsamer Grundsatz

Jede Zahlung muss korrekt erfasst werden. Jede offene Forderung muss nachvollziehbar dokumentiert und bis zur Bezahlung nachverfolgt werden.

Wir unterscheiden konsequent zwischen direkter Barzahlung, regulärer SEPA-Lastschrift und späterer Barzahlung.

Besonders bei offenen Zahlungen achten wir darauf, dass die Rechnung in Virtuagym vorhanden ist und die entsprechende Aufgabe in der eGym Trainer-App angelegt wurde.

So vermeiden wir vergessene Zahlungen, doppelte Buchungen und unnötige Rückfragen.

Kassenführung und Kassenabschluss

Kassenbestände korrekt übernehmen. Bargeldbewegungen dokumentieren. Verantwortlichkeiten einhalten.

Eine ordnungsgemäße Kassenführung sorgt dafür, dass unsere Bargeldeinnahmen und Bargeldentnahmen vollständig und nachvollziehbar in Virtuagym erfasst werden.

Die Verwaltung unserer Studiokasse erfolgt über Virtuagym → Verkaufspunkt sowie den Bereich Finanzielles → Registrierkasse.

Der Kassenanfangsbestand wird täglich aus dem letzten Z-Bon übernommen. Die Kontrolle des tatsächlichen Bargeldbestandes erfolgt einmal wöchentlich durch die Studioleitung.

Grundsätzlich gilt: Jede Bargeldbewegung muss korrekt in Virtuagym dokumentiert werden.

1. Kassenanfangsbestand täglich erfassen

Der Kassenanfangsbestand muss jeden Morgen zu Beginn des Studiobetriebs in Virtuagym eingetragen werden.

Diese Aufgabe übernimmt das Studiopersonal im Frühdienst.

Schritt 1 – Letzten Z-Bon aufrufen

☐ Virtuagym öffnen.

☐ Bereich „Finanzielles“ auswählen.

☐ „Registrierkasse“ öffnen.

☐ Den letzten Z-Bon aufrufen.

☐ Den darauf ausgewiesenen Kassenbestand ablesen.

Der Z-Bon wird automatisch durch Virtuagym erstellt und kann am folgenden Tag abgerufen werden.

Ein manueller Tagesabschluss durch den Spätdienst ist nicht erforderlich.

Schritt 2 – Kassenanfangsbestand eintragen

☐ Zu „Verkaufspunkt“ wechseln.

☐ Bereich „Barzahlungen“ öffnen.

☐ Buchungsart „Einnahme“ auswählen.

☐ Im Dropdown-Menü „Kassenanfangsbestand“ auswählen.

☐ Den Betrag aus dem letzten Z-Bon eintragen.

☐ Buchung abschließen.

Wichtig: Es wird ausschließlich der Betrag aus dem letzten Z-Bon übernommen.

Eine zusätzliche Bargeldzählung am Morgen ist nicht erforderlich.

2. Bargeldeinnahmen korrekt erfassen

Sämtliche Bargeldeinnahmen müssen über Virtuagym dokumentiert werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Produktverkäufe
• Getränke und Nahrungsergänzungsmittel
• Gutscheine und Zehnerkarten
• Studioleistungen
• Bar bezahlte Mitgliedsbeiträge

Die einzelnen Verkaufsvorgänge sind in der Arbeitsanweisung „01 – Kassenvorgänge“ geregelt.

Die korrekte Auswahl der Zahlungsart sowie der Umgang mit späteren Barzahlungen werden in „02 – Zahlungsarten“beschrieben.

Wichtig: Bargeld darf nicht entgegengenommen werden, ohne dass die entsprechende Zahlung in Virtuagym erfasst wird.

3. Bargeldentnahmen und Umbuchungen

Wird Bargeld aus der Studiokasse entnommen, muss dieser Vorgang ebenfalls in Virtuagym dokumentiert werden.

Dies gilt beispielsweise für Bargeldentnahmen oder Umbuchungen zur Bank.

Vorgehensweise

☐ Virtuagym → „Verkaufspunkt“ öffnen.

☐ Bereich „Barzahlungen“ auswählen.

☐ Buchungsart „Entnahme“ auswählen.

☐ Im Dropdown-Menü „Angepasst“ auswählen.

☐ Im rechten Dropdown-Menü die passende

Zuordnung auswählen:

• Privatentnahme
• Umbuchung
• Beleg
  
  

☐ Im Freitextfeld den Grund der Entnahme genauer beschreiben.

☐ Entsprechenden Betrag eintragen.

☐ Buchung abschließen.

Wichtig: Jede Bargeldentnahme muss eindeutig nachvollziehbar sein. Die passende Zuordnung und eine verständliche Beschreibung sind deshalb erforderlich.



4. Kassenabschluss und Z-Bon

Der Z-Bon wird von Virtuagym automatisch erstellt.

Er dokumentiert den Kassenabschluss des jeweiligen Tages und bildet die Grundlage für den Kassenanfangsbestand am folgenden Tag.

Dabei gilt:

Der Tagesabschluss erfolgt automatisch.

Der letzte Z-Bon kann am nächsten Tag unter Finanzielles → Registrierkasse abgerufen werden.

Der ausgewiesene Kassenbestand wird morgens manuell als Kassenanfangsbestand übernommen.

Eine zusätzliche Buchung des Kassenendbestandes ist nicht erforderlich.

Wichtig: Das Studiopersonal muss keinen manuellen Tagesabschluss durchführen. Entscheidend ist die korrekte Übernahme des Kassenanfangsbestandes am nächsten Morgen.

5. Wöchentliche Kassenkontrolle

Die Kontrolle des tatsächlichen Bargeldbestandes erfolgt einmal wöchentlich durch die Studioleitung.

Dabei werden:

☐ Der vorhandene Bargeldbestand kontrolliert.

☐ Die entsprechenden Buchungen in Virtuagym überprüft.

☐ Eventuelle Abweichungen festgestellt.

☐ Notwendige Korrekturen vorgenommen.

Eine tägliche Bargeldzählung durch das Studiopersonal ist nicht vorgesehen.

Wichtig: Die wöchentliche Kassenkontrolle und die Klärung möglicher Abweichungen liegen ausschließlich in der Verantwortung der Studioleitung.

6. Umgang mit Kassendifferenzen

Stellt die Studioleitung bei der wöchentlichen Kontrolle eine Abweichung zwischen dem tatsächlichen Bargeldbestand und den Buchungen in Virtuagym fest, wird diese entsprechend geprüft und korrigiert.

Dabei gilt:

Die Studioleitung prüft die Ursache der Abweichung.

Notwendige Korrekturbuchungen werden durch die Studioleitung vorgenommen.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nehmen keine eigenständigen Ausgleichsbuchungen vor.

Wichtig: Kassendifferenzen dürfen nicht durch eigenmächtige Buchungen ausgeglichen werden.

7. Verantwortlichkeiten im Studioalltag

• Kassenanfangsbestand morgens übernehmen -  Studiopersonal im Frühdienst
• Bargeldeinnahmen korrekt erfassen - Kassierende Mitarbeiterin bzw. kassierender Mitarbeiter
• Bargeldentnahmen dokumentieren - Mitarbeitende, die die Entnahme durchführen
• Automatischen Z-Bon abrufen - Studiopersonal im Frühdienst
• Wöchentliche Bargeldkontrolle - Studioleitung
• Kassendifferenzen prüfen und korrigieren - -Studioleitung

Wichtig: Alle Mitarbeitenden sind für die korrekte Dokumentation ihrer eigenen Kassenvorgänge verantwortlich. Die regelmäßige Kontrolle und Korrektur des Kassenbestandes übernimmt die Studioleitung.

Unser gemeinsamer Grundsatz

Eine zuverlässige Kassenführung bedeutet, dass sämtliche Bargeldbewegungen vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Wir übernehmen jeden Morgen den Kassenanfangsbestand aus dem letzten Z-Bon und erfassen sämtliche Einnahmen und Entnahmen korrekt in Virtuagym.

Die Studioleitung kontrolliert den Bargeldbestand einmal wöchentlich und kümmert sich um mögliche Abweichungen.

So schaffen wir klare Zuständigkeiten, vermeiden unnötige Doppelarbeiten und gewährleisten eine nachvollziehbare Kassenführung.