Kursbuchungen und Stornierungen

Buchungen im Blick behalten. Teilnahme korrekt erfassen. Verbindlich handeln.

Eine zuverlässige Kursorganisation sorgt dafür, dass unsere Kundinnen ihre gewünschten Kurse besuchen können und die verfügbaren Plätze sinnvoll genutzt werden.

Unsere Kursbuchungen werden über Virtuagym verwaltet. Grundsätzlich buchen und stornieren unsere Kundinnen ihre Kurse selbstständig.

Für unsere Mitarbeiterinnen und insbesondere unsere Kursleitungen ist es wichtig, die Buchungen im Blick zu behalten, spontane Teilnehmerinnen korrekt zu erfassen und die tatsächliche Anwesenheit zuverlässig zu dokumentieren.

Unser Ziel ist eine unkomplizierte Kursorganisation mit klaren Abläufen für alle Beteiligten.

Grundsätzlich gilt: Jede Kursteilnahme muss in Virtuagym korrekt erfasst werden.

1. Kursbuchungen durch Kundinnen

Unsere Kundinnen buchen ihre Kurse grundsätzlich selbstständig über die Virtuagym-App oder unsere Website.

Dabei gilt:

• Eine Anmeldung ist bis zum Kursbeginn möglich.
• Eine Buchung ist nur möglich, solange freie Plätze verfügbar sind.
• Die maximale Teilnehmerzahl des jeweiligen Kurses muss eingehalten werden.
• Kundinnen sind grundsätzlich selbst für ihre Kursbuchungen verantwortlich.
• Mitarbeiterinnen unterstützen bei Bedarf, beispielsweise wenn eine Kundin kein Smartphone besitzt oder Schwierigkeiten mit der Buchung hat.

Wichtig: Die eigenständige Kursbuchung durch unsere Kundinnen ist der Standard. Wir übernehmen Buchungen nur, wenn Unterstützung erforderlich ist.

2. Kursstornierungen

Kundinnen können ihre Kursbuchungen jederzeit selbstständig über Virtuagym stornieren.

Dabei gilt:

☐ Kundinnen bei Bedarf bei der Stornierung unterstützen.

☐ Bei einer Stornierung durch das Studio die richtige Kundin und den richtigen Kurs auswählen.

☐ Prüfen, ob die Stornierung korrekt übernommen wurde.

☐ Bei Rückfragen den aktuellen Buchungsstatus kontrollieren.

Durch eine Stornierung wird der Platz wieder für andere Kundinnen verfügbar.

Wichtig: Kundinnen sollen nicht benötigte Kursplätze möglichst frühzeitig freigeben, damit andere Teilnehmerinnen nachrücken können.

3. Spontane Kursteilnahme

Kundinnen dürfen auch ohne vorherige Buchung spontan an einem Kurs teilnehmen.

Voraussetzung ist, dass noch ein freier Platz vorhanden ist.

Dabei gilt:

☐ Prüfen, ob im Kurs noch Plätze verfügbar sind.

☐ Maximale Teilnehmerzahl berücksichtigen.

☐ Spontane Teilnehmerin am Kurs teilnehmen lassen, sofern ein Platz frei ist.

☐ Teilnehmerin anschließend in Virtuagym nachtragen.

Wichtig: Auch spontane Teilnehmerinnen müssen in Virtuagym erfasst werden.

Diese Regel gilt für alle Kundinnen, unabhängig davon, ob sie ein Betreuungssystem mit Kurszugang oder eine Zehnerkarte nutzen.

4. Teilnehmerliste kontrollieren und Anwesenheit erfassen

Die Kursleitung ist dafür verantwortlich, dass die tatsächliche Teilnahme am Kurs korrekt in Virtuagym dokumentiert wird.

Vor Kursbeginn

☐ Teilnehmerliste des jeweiligen Kurses in Virtuagym öffnen.

☐ Angemeldete Teilnehmerinnen kontrollieren.

☐ Prüfen, ob noch freie Plätze vorhanden sind.

☐ Spontan erscheinende Kundinnen aufnehmen, sofern noch Plätze frei sind.

Während beziehungsweise nach dem Kurs

☐ Tatsächlich anwesende Teilnehmerinnen in der Teilnehmerliste abhaken.

☐ Spontane Teilnehmerinnen, die noch nicht angemeldet waren, nachträglich in Virtuagym eintragen.

☐ Sicherstellen, dass alle tatsächlich anwesenden Teilnehmerinnen korrekt erfasst sind.

☐ Prüfen, dass nicht erschienene Teilnehmerinnen nicht versehentlich als anwesend markiert werden.

Wichtig: Die Kontrolle und das Abhaken der Teilnehmerliste sind für jede Kursleitung verbindlich.

Nur durch die korrekte Anwesenheitserfassung können die entsprechenden Credits zuverlässig verbucht werden.



5. Nicht erschienene Teilnehmerinnen und Credits

Ist eine Kundin für einen Kurs angemeldet, erscheint aber nicht, wird sie in Virtuagym als nicht anwesend geführt.

Dabei gilt:

☐ Tatsächliche Anwesenheit korrekt dokumentieren.

☐ Nicht erschienene Teilnehmerinnen nicht als anwesend markieren.

☐ Bei Kundinnen mit Zehnerkarte die geltende Credit-Regelung berücksichtigen.

Besonderheit Zehnerkarte

Bei einer Kundin mit Zehnerkarte wird auch dann ein Credit abgezogen, wenn sie angemeldet ist, aber nicht zum Kurs erscheint.

Die Anwesenheit wird trotzdem korrekt als „nicht anwesend“ dokumentiert. Die Creditabbuchung erfolgt durch das Studiopersonal,

Wichtig: Anwesenheitserfassung und Credit-Verbrauch sind zwei unterschiedliche Vorgänge. Die Teilnehmerliste muss immer die tatsächliche Anwesenheit widerspiegeln.

6. Besonderheiten beim Rehasport

Für unsere Rehasportkundinnen gelten teilweise andere organisatorische Abläufe als bei regulären Kursbuchungen.

Feste Kurszuordnung

Rehasportkundinnen werden von uns in der Regel dauerhaft einem festen Rehasportkurs zugeordnet.

Das bedeutet:

Die Kundin hat einen festen Platz in ihrem Kurs.

Eine wöchentliche Neuanmeldung ist nicht erforderlich.

Kann die Kundin nicht teilnehmen, meldet sie sich selbstständig ab.

Die Abmeldung betrifft ausschließlich den jeweiligen Kurstermin.

Die dauerhafte Kurszuordnung bleibt bestehen.

Wichtig: Eine einzelne Kursabsage darf nicht dazu führen, dass die Kundin ihre dauerhafte Kurszuordnung verliert.

Zusätzliche oder andere Rehasportkurse besuchen

Möchte eine Rehasportkundin einen anderen oder zusätzlichen Kurs besuchen, ist dies möglich, sofern ein Platz verfügbar ist.

Dabei gilt:

☐ Verfügbarkeit im gewünschten Kurs prüfen.

☐ Bei freien Plätzen die Buchung ermöglichen.

☐ Bei ausgebuchten Kursen auf die Warteliste verweisen.

☐ Bei Bedarf eine direkte Anmeldung über das Studio unterstützen.

Voraussetzung für die Teilnahme

An Rehasportkursen dürfen ausschließlich Kundinnen teilnehmen, die eine aktive Rehasportverordnung in unserem Studio haben.

Dies gilt sowohl für den fest zugeordneten Kurs als auch für zusätzliche Kursbesuche.

Die organisatorische Buchung erfolgt über Virtuagym.

Die weiterführenden Regelungen zur Verordnung, Teilnahmebestätigung und Abrechnung sind im Bereich „Rehasport & Gesundheit“ festgelegt.

7. Verantwortung der Kursleitung

Die Kursleitung trägt die Verantwortung für die korrekte Teilnehmererfassung ihres Kurses.

Dazu gehört:

☐ Vor Kursbeginn die aktuelle Teilnehmerliste kontrollieren.

☐ Freie Plätze und spontane Teilnehmerinnen berücksichtigen.

☐ Alle tatsächlich anwesenden Teilnehmerinnen korrekt erfassen.

☐ Nicht erschienene Teilnehmerinnen als nicht anwesend führen.

☐ Spontane Teilnehmerinnen nachträglich eintragen.

☐ Sicherstellen, dass die Anwesenheitskontrolle vollständig abgeschlossen wurde.

Wichtig: Diese Aufgaben gelten verbindlich für alle Kursleitungen und alle Kursformate.

Die korrekte Erfassung ist Bestandteil der Kursorganisation und gehört zur Durchführung jedes Kurses.

Unser gemeinsamer Grundsatz

Eine zuverlässige Kursorganisation bedeutet, dass Buchungen, tatsächliche Teilnahme und Anwesenheitserfassung übereinstimmen.

Wir ermöglichen unseren Kundinnen eine unkomplizierte Kursbuchung, unterstützen bei Bedarf und achten auf eine gerechte Nutzung der verfügbaren Plätze.

Unsere Kursleitungen übernehmen Verantwortung für die vollständige und korrekte Teilnehmerliste.

So stellen wir sicher, dass die Kursorganisation funktioniert und insbesondere die Credit-Verbuchung zuverlässig erfolgt.

Wartelisten

Freie Kursplätze nutzen. Kundinnen informieren. Buchungen unkompliziert ermöglichen.

Unsere Wartelisten sorgen dafür, dass frei werdende Kursplätze möglichst schnell wieder genutzt werden können.

Die Verwaltung erfolgt grundsätzlich automatisch über Virtuagym. Unsere Kundinnen organisieren ihre Wartelistenplätze und anschließenden Kursbuchungen selbstständig.

Unsere Mitarbeiterinnen unterstützen bei Bedarf, ohne zusätzliche Verwaltungsaufgaben zu übernehmen.

Grundsätzlich gilt: Ein Platz auf der Warteliste ist noch keine verbindliche Kursbuchung.

1. Eintragung in die Warteliste

Ist ein Kurs vollständig ausgebucht, können sich Kundinnen selbstständig über Virtuagym auf die Warteliste setzen.

Dabei gilt:

• Die Eintragung erfolgt grundsätzlich durch die Kundin selbst.
• Ein Wartelistenplatz garantiert keine spätere Kursteilnahme.
• Die Mitarbeiterinnen unterstützen bei Bedarf bei der Eintragung.

Wichtig: Eine Kundin auf der Warteliste hat noch keinen bestätigten Kursplatz.

2. Benachrichtigung bei freien Kursplätzen

Wird ein Platz in einem ausgebuchten Kurs frei, informiert Virtuagym die Kundinnen auf der Warteliste automatisch per E-Mail.

Dabei gilt:

• Alle Kundinnen auf der Warteliste erhalten gleichzeitig eine E-Mail.
• Es erfolgt keine automatische Nachrückung.
• Der frei gewordene Platz wird nicht reserviert.
• Die Kundinnen müssen sich selbstständig für den Kurs anmelden.
• Wer sich zuerst verbindlich anmeldet, erhält den freien Platz.

Wichtig: Die E-Mail informiert lediglich über einen verfügbaren Platz. Erst die erfolgreiche Kursbuchung bestätigt die Teilnahme.



3. Unterstützung durch Mitarbeiterinnen

Die Wartelistenverwaltung erfolgt grundsätzlich automatisch. Eine regelmäßige Kontrolle durch das Studiopersonal ist nicht erforderlich.

Unsere Mitarbeiterinnen unterstützen nur bei Bedarf, beispielsweise wenn eine Kundin persönlich im Studio nach einem freien Kursplatz fragt.

In diesem Fall:

☐ Aktuelle Kursbelegung in Virtuagym prüfen.

☐ Bei einem freien Platz die Kundin auf Wunsch direkt einbuchen.

☐ Bei einem ausgebuchten Kurs auf die Warteliste hinweisen.

☐ Bei Bedarf bei der Eintragung in die Warteliste unterstützen.

Wichtig: Es ist nicht Aufgabe der Mitarbeiterinnen, Wartelisten regelmäßig zu kontrollieren oder Kundinnen persönlich über frei gewordene Plätze zu informieren.

4. Besonderheiten beim Rehasport

Für Rehasportkurse gelten dieselben Wartelistenregeln wie für unsere regulären Kurse.

Dabei sind folgende Besonderheiten zu beachten:

• Rehasportkundinnen sind in der Regel dauerhaft einem festen Kurs zugeordnet.
• Meldet sich eine Kundin für einen einzelnen Termin ab, wird ihr Platz für diesen Termin frei.
• Die dauerhafte Kurszuordnung bleibt bestehen.
• Kundinnen auf der Warteliste werden automatisch per E-Mail informiert.
• Eine zusätzliche Teilnahme ist nur mit einer aktiven Rehasportverordnung in unserem Studio möglich.

Wichtig: Die Nutzung eines frei gewordenen Rehasportplatzes verändert nicht die dauerhafte Kurszuordnung der ursprünglich angemeldeten Kundin.

5. Verantwortung der Kundinnen

Unsere Kundinnen sind selbst dafür verantwortlich, ihre Wartelistenbenachrichtigungen zu beachten und sich bei einem freien Platz rechtzeitig anzumelden.

Die Mitarbeiterinnen übernehmen keine Reservierung oder automatische Nachbuchung.

Eine Teilnahme ist erst möglich, wenn die Kursbuchung erfolgreich erfolgt ist oder bei spontaner Teilnahme tatsächlich noch ein freier Platz zur Verfügung steht.

Unser gemeinsamer Grundsatz

Wartelisten werden von Virtuagym automatisch verwaltet. Die verbindliche Kursbuchung erfolgt durch die Kundin selbst.

Wir unterstützen unsere Kundinnen bei Bedarf, schaffen aber keine zusätzlichen manuellen Verwaltungsabläufe.

So bleiben unsere Kursplätze möglichst gut ausgelastet und die Organisation für alle Beteiligten unkompliziert.

Organisatorische Kursänderungen

Kurse zuverlässig organisieren. Änderungen rechtzeitig umsetzen. Kundinnen automatisch informieren.

Änderungen im Kursbetrieb lassen sich nicht immer vermeiden. Krankheit, zu geringe Teilnehmerzahlen oder organisatorische Anpassungen können dazu führen, dass Kurse ausfallen, vertreten oder verschoben werden müssen.

Damit unsere Kundinnen zuverlässig informiert werden und der Kursbetrieb reibungslos funktioniert, werden sämtliche organisatorischen Kursänderungen direkt in Virtuagym vorgenommen.

Die Information der angemeldeten Kundinnen erfolgt grundsätzlich automatisch über das System.

Grundsätzlich gilt: Kursänderungen müssen rechtzeitig, korrekt und nachvollziehbar in Virtuagym eingetragen werden.

1. Kursausfälle und Mindestteilnehmerzahlen

Für die Durchführung unserer Kurse gelten folgende Mindestteilnehmerzahlen:

Reguläre Fitnesskurse 5

Rehasport 7

Wird die erforderliche Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht, muss der Kurs entsprechend unseren Absageregelungen storniert werden.

Wichtig: Die Kursleitung trägt die Verantwortung dafür, dass die Teilnehmerzahl rechtzeitig kontrolliert und eine notwendige Kursabsage veranlasst wird.

2. Absagefristen und Kontrolle der Teilnehmerzahl

Unsere reguläre Absageregelung sieht folgende Zeitpunkte vor:

Zwei Stunden vor Kursbeginn

Die Kursleitung kontrolliert die aktuelle Teilnehmerzahl in Virtuagym.

☐ Teilnehmerliste des jeweiligen Kurses öffnen.

☐ Anzahl der angemeldeten Teilnehmerinnen prüfen.

☐ Mindestteilnehmerzahl berücksichtigen.

☐ Ist die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht, den Kurs absagen beziehungsweise die Absage veranlassen.

Bis eine Stunde vor Kursbeginn

Es kann vorkommen, dass nach der ersten Kontrolle weitere Kundinnen ihre Teilnahme stornieren.

Sinkt die Teilnehmerzahl dadurch unter die erforderliche Mindestteilnehmerzahl, kann der Kurs noch bis eine Stunde vor Beginn abgesagt werden.

Dabei gilt:

☐ Weitere Stornierungen berücksichtigen.

☐ Bei Unterschreitung der Mindestteilnehmerzahl die Kursabsage veranlassen.

☐ Sicherstellen, dass die Stornierung in Virtuagym erfolgt.

Weniger als eine Stunde vor Kursbeginn

Noch kurzfristigere Kursabsagen sind grundsätzlich die Ausnahme.

Sie erfolgen nur, wenn außergewöhnliche Umstände eintreten, beispielsweise ein plötzlicher, nicht vorhersehbarer Ausfall der Kursleitung.

Wichtig: Unsere reguläre Kursorganisation ist darauf ausgerichtet, notwendige Absagen möglichst frühzeitig und spätestens eine Stunde vor Kursbeginn vorzunehmen.

3. Kursabsagen in Virtuagym durchführen

Muss ein Kurs ausfallen, wird der entsprechende Kurstermin direkt in Virtuagym storniert.

Dabei gilt:

☐ Richtigen Kurs und das korrekte Datum auswählen.

☐ Prüfen, dass tatsächlich der betroffene Kurstermin ausgewählt wurde.

☐ Kurs in Virtuagym stornieren.

☐ Kontrollieren, ob die Stornierung erfolgreich übernommen wurde.

Die angemeldeten Kundinnen erhalten automatisch:

• eine Push-Nachricht
• eine E-Mail

Eine zusätzliche Information über WhatsApp ist grundsätzlich nicht erforderlich.

Wichtig: Die automatische Benachrichtigung über Virtuagym ist unser verbindlicher Kommunikationsweg bei Kursabsagen.

4. Verantwortung und Abstimmung zwischen Kursleitung und Studiopersonal

Die jeweilige Kursleitung ist für die Kontrolle der Teilnehmerzahl und die rechtzeitige Veranlassung einer Kursabsage verantwortlich.

Die technische Durchführung kann bei Bedarf auch durch das Studiopersonal erfolgen.

Verantwortung der Kursleitung

☐ Teilnehmerzahl rechtzeitig kontrollieren.

☐ Mindestteilnehmerzahl berücksichtigen.

☐ Notwendige Kursabsagen rechtzeitig veranlassen.

☐ Bei Bedarf das Studiopersonal informieren.

☐ Sicherstellen, dass die Kursabsage tatsächlich erfolgt.

Unterstützung durch das Studiopersonal

Kann die Kursleitung die Stornierung nicht selbst vornehmen, beispielsweise weil sie unterwegs ist, informiert sie das Studiopersonal.

In diesem Fall:

☐ Information der Kursleitung entgegennehmen.

☐ Betroffenen Kurs in Virtuagym aufrufen.

☐ Kurs stornieren.

☐ Erfolgreiche Stornierung kontrollieren.

Wichtig: Auch wenn das Studiopersonal die technische Stornierung übernimmt, bleibt die Kursleitung für die rechtzeitige Veranlassung verantwortlich.

Eine klare Abstimmung zwischen Kursleitung und Studiopersonal ist deshalb notwendig.



5. Änderungen der Kursleitung und Vertretungen

Kann eine Kursleitung ihren Kurs nicht selbst durchführen, kann eine andere qualifizierte Trainerin die Vertretung übernehmen.

Die Änderung wird direkt im bestehenden Kurstermin in Virtuagym vorgenommen.

Dabei gilt:

☐ Vertretung organisatorisch abstimmen.

☐ Bestehenden Kurstermin in Virtuagym öffnen.

☐ Kursleitung entsprechend ändern.

☐ Änderung speichern und kontrollieren.

Eine zusätzliche Benachrichtigung der angemeldeten Kundinnen ist bei einem reinen Wechsel der Kursleitung nicht erforderlich.

Wichtig: Der bestehende Kurstermin bleibt erhalten. Es wird kein neuer Kurs angelegt.

6. Änderungen von Kurszeiten

Muss ein Kurs zu einer anderen Uhrzeit stattfinden, wird die Änderung direkt im bestehenden Kurstermin vorgenommen.

Dabei gilt:

☐ Betroffenen Kurstermin in Virtuagym öffnen.

☐ Neue Kurszeit eintragen.

☐ Änderung speichern.

☐ Kontrollieren, ob die neue Uhrzeit korrekt angezeigt wird.

Die angemeldeten Kundinnen erhalten automatisch eine Push-Nachricht und eine E-Mail über die Terminänderung.

Eine zusätzliche Benachrichtigung über WhatsApp ist nicht vorgesehen.

7. Änderungen des Kursortes

Findet ein Kurs aus organisatorischen Gründen an einem anderen Ort statt, wird der Kursort direkt im bestehenden Termin in Virtuagym angepasst.

Dabei gilt:

☐ Betroffenen Kurstermin öffnen.

☐ Kursort entsprechend ändern.

☐ Änderung speichern.

☐ Prüfen, ob der richtige Kursort angezeigt wird.

Wichtig: Die Information zum Kursort muss im jeweiligen Kurstermin korrekt hinterlegt sein.

8. Berechtigung zur Durchführung von Kursänderungen

Organisatorische Kursänderungen können grundsätzlich von allen Mitarbeiterinnen in Virtuagym vorgenommen werden.

Dazu gehören:

• Kursabsagen
• Änderungen der Kursleitung
• Anpassungen von Kurszeiten
• Änderungen des Kursortes

Dabei ist sicherzustellen, dass die Änderung korrekt durchgeführt und mit den betroffenen Mitarbeiterinnen abgestimmt wurde.

Wichtig: Die Möglichkeit, Kursänderungen technisch vorzunehmen, bedeutet nicht, dass Änderungen ohne organisatorische Abstimmung erfolgen sollen.

Unser gemeinsamer Grundsatz

Eine zuverlässige Kursorganisation beginnt mit einer rechtzeitigen Kontrolle und endet mit einer korrekt durchgeführten Änderung in Virtuagym.

Unsere Kursleitungen tragen Verantwortung für ihre Kurse und stimmen sich bei Bedarf mit dem Studiopersonal ab.

Wir nutzen die automatischen Benachrichtigungen von Virtuagym, um unsere Kundinnen zuverlässig über Kursausfälle und Terminänderungen zu informieren.

So vermeiden wir unnötige Kommunikationswege, schaffen klare Zuständigkeiten und sorgen für einen gut organisierten Kursbetrieb.