Den Überblick behalten. Eigenständig handeln. Arbeitszeit sinnvoll nutzen.

Eine gute Schicht besteht nicht nur aus geplanten Terminen und der Betreuung unserer Kundinnen.

Auch während des laufenden Studiobetriebs gibt es organisatorische Aufgaben, die erledigt, vorbereitet oder koordiniert werden müssen.

Unser Ziel ist es, dass der Studioalltag reibungslos funktioniert, wichtige Aufgaben nicht liegen bleiben und jede Mitarbeiterin ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich gestaltet.

Grundsätzlich gilt: Unsere Kundinnen und ihre Betreuung haben immer Vorrang. Alle weiteren Aufgaben werden sinnvoll in den Studioalltag integriert.

1. Den Studiobetrieb im Blick behalten

Während der Schicht regelmäßig prüfen:

☐ Welche Termine stehen als Nächstes an?

☐ Gibt es Änderungen, Absagen oder zusätzliche Buchungen?

☐ Müssen für anstehende Termine noch Unterlagen oder Materialien vorbereitet werden?

☐ Gibt es wichtige Informationen, die während der Schicht berücksichtigt werden müssen?

☐ Sind organisatorische Aufgaben offen, die zeitnah erledigt werden sollten?

Wichtig: Wir warten nicht darauf, dass uns jemand auf anstehende Aufgaben aufmerksam macht. Wir behalten den Überblick und handeln vorausschauend.

2. Offene Aufgaben bearbeiten

Neben den geplanten Terminen gehören auch interne Aufgaben zum Studioalltag.

Für allgemeine organisatorische Aufgaben, Kundenanfragen und Rückrufe nutzen wir unsere zentrale Aufgabenliste in Google Drive.

Diese ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugänglich und wird während jeder Schicht verbindlich genutzt.

☐ Zentrale Aufgabenliste zu Beginn jeder Schicht öffnen und offene Aufgaben prüfen.

☐ Neue Anliegen, die nicht sofort erledigt werden können, direkt in die Aufgabenliste eintragen.

☐ Bei jedem Eintrag den Kommunikationsweg, das Anliegen, die zuständige Person und den Erledigungstermin festhalten.

☐ Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit bearbeiten.

☐ Den Bearbeitungsstatus aktuell halten: Offen, In Bearbeitung oder Erledigt.

☐ Bei dringenden Angelegenheiten die zuständige Person zusätzlich direkt informieren.

☐ Bei Unklarheiten rechtzeitig Rücksprache halten.

☐ Vor Schichtende offene Aufgaben und Zuständigkeiten überprüfen.

☐ Aufgaben, die während der Schicht nicht abgeschlossen werden können, entsprechend weitergeben.

☐ Immer die WhatsApp-Chats prüfen, ob Anfragen, Absagen oder andere Nachrichten eingegangen sind, und diese zeitnah beantworten beziehungsweise bearbeiten.

Wichtig: Unsere zentrale Aufgabenliste ersetzt die bisherigen handschriftlichen Zettel für offene Anliegen.

Die eGym Trainer-App bleibt für individuelle Trainings- und Betreuungsaufgaben zuständig. Persönliche Kundenbetreuungslisten werden weiterhin in OneDrive geführt.

Unser Grundsatz: Jede offene Aufgabe hat eine zuständige Person und einen nachvollziehbaren Bearbeitungsstatus. So stellen wir sicher, dass keine Anfrage vergessen wird.

3. Interne Kommunikation berücksichtigen

Unsere interne Kommunikation unterstützt uns dabei, Informationen schnell weiterzugeben und die Zusammenarbeit zu organisieren.

Während der Schicht:

☐ Relevante Nachrichten in den internen WhatsApp-Gruppen beachten

☐ Neue Aufgaben und wichtige Mitteilungen berücksichtigen

☐ Bei notwendigen Rückfragen zeitnah reagieren

☐ Wichtige Informationen an die zuständigen Kolleginnen weitergeben

Wichtig: Interne Kommunikation soll unsere Arbeit erleichtern. Sie ersetzt nicht die zuverlässige Bearbeitung und Dokumentation von Aufgaben in den dafür vorgesehenen Systemen.

4. Termine und Abläufe koordinieren

Im Studioalltag kann es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen kommen.

Deshalb gilt:

☐ Den weiteren Tagesablauf im Blick behalten

☐ Auf Terminänderungen und Verzögerungen rechtzeitig reagieren

☐ Notwendige Vorbereitungen für folgende Termine treffen

☐ Bei organisatorischen Überschneidungen rechtzeitig Lösungen finden

☐ Betroffene Kolleginnen über wichtige Änderungen informieren

Unser Ziel ist ein möglichst reibungsloser Ablauf für unsere Kundinnen und das gesamte Team.

5. Leerlaufzeiten sinnvoll nutzen

Nicht jede Schicht ist gleich stark ausgelastet.

Ruhigere Zeiten bieten die Möglichkeit, Aufgaben zu erledigen, für die im laufenden Betrieb häufig wenig Zeit bleibt.

Dazu gehören beispielsweise:

☐ Offene organisatorische Aufgaben bearbeiten

☐ Aufgabenlisten durchgehen und ausstehende Punkte erledigen

☐ Arbeitsmaterialien und Unterlagen vorbereiten

☐ Lagerbereiche und gemeinsam genutzte Arbeitsplätze auf Ordnung kontrollieren

☐ Kleinere notwendige Arbeiten eigenständig erledigen

☐ Inhalte auf der Mitarbeiterseite lesen und sich mit neuen Arbeitsanweisungen vertraut machen

☐ Lernmodule der femlounge Academy bearbeiten

Wichtig: Leerlaufzeiten sind keine zusätzlichen Pausen. Sie sollen sinnvoll genutzt werden, ohne dass die Aufmerksamkeit für unsere Kundinnen verloren geht.

6. Die nächste Schicht vorbereiten

Eine gute Schicht endet nicht einfach mit dem letzten Termin.

Damit die nächste Mitarbeiterin ihre Arbeit reibungslos fortsetzen kann, achten wir auf eine zuverlässige Übergabe.

☐ Offene Aufgaben überprüfen

☐ Erledigte Vorgänge entsprechend dokumentieren

☐ Wichtige Informationen für die nächste Schicht festhalten

☐ Nicht abgeschlossene Aufgaben mit dem aktuellen Bearbeitungsstand weitergeben

☐ Den Arbeitsplatz ordentlich und übersichtlich hinterlassen

Unser Grundsatz: Die nächste Schicht soll wissen, was erledigt wurde, was noch offen ist und worauf sie achten muss.

Unser gemeinsamer Grundsatz

Wir gestalten unseren Studioalltag aktiv, statt nur auf Aufgaben zu reagieren.

Wir behalten den Überblick, erkennen anstehende Arbeiten und nutzen unsere Zeit eigenverantwortlich.

Dabei stehen unsere Kundinnen immer im Mittelpunkt.

Ein gut organisierter Studiobetrieb entsteht durch viele kleine Handlungen, die zuverlässig und selbstverständlich erledigt werden.