Schichtübergaben & Informationsweitergabe
Eine zuverlässige Informationsweitergabe ist die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit und einen reibungslosen Studioalltag.
Da wir in unterschiedlichen Schichten arbeiten, ist es wichtig, dass relevante Informationen nicht verloren gehen und alle Mitarbeiterinnen jederzeit auf dem aktuellen Stand sind.
In diesem Bereich findest du unsere verbindlichen Abläufe zur Schichtübergabe und internen Informationsweitergabe.
Du erfährst, wie wichtige Kundeninformationen, organisatorische Besonderheiten, offene Aufgaben und aktuelle Entwicklungen dokumentiert und an die zuständigen Kolleginnen weitergegeben werden.
Dabei gilt: Informationen müssen nachvollziehbar festgehalten werden und dürfen nicht ausschließlich durch mündliche Absprachen weitergegeben werden.
Unser Ziel: Jede Mitarbeiterin übernimmt ihre Schicht gut informiert, kennt die offenen Aufgaben und kann die Betreuung unserer Kundinnen sowie den Studiobetrieb nahtlos fortführen.
Wichtige Informationen weitergeben – ohne unnötigen Aufwand
In der femlounge arbeiten unsere Mitarbeitenden zu unterschiedlichen Zeiten. Manche Schichten gehen direkt ineinander über, andere sind durch Schließzeiten getrennt. Zusätzlich kommen Mitarbeitende gezielt für Kurse, Termine oder Coachings ins Studio.
Damit alle gut informiert sind und wichtige Informationen nicht verloren gehen, gelten klare und einfache Regeln für die interne Kommunikation.
Unser Grundsatz: Wichtige Informationen werden zuverlässig weitergegeben – kurz, verständlich und über den passenden Kommunikationsweg.
1. Persönliche Übergabe bei Schichtwechsel
Wenn zwei Mitarbeitende unmittelbar aufeinanderfolgende Schichten haben, erfolgt bei Bedarf eine kurze mündliche Übergabe.
Dabei werden nur Informationen weitergegeben, die für die nächste Schicht tatsächlich relevant sind.
Dazu gehören beispielsweise:
☐ Besondere Vorkommnisse während der vorherigen Schicht.
☐ Organisatorische Informationen, die unmittelbar beachtet werden müssen.
☐ Wichtige Hinweise zum laufenden Studiobetrieb.
☐ Dringende Angelegenheiten, die noch nicht abgeschlossen sind.
Wichtig: Eine persönliche Übergabe erfolgt nur, wenn es tatsächlich etwas mitzuteilen gibt. Ein festes Übergabeprotokoll ist nicht erforderlich.
2. Informationsweitergabe ohne persönliche Übergabe
Nicht alle Schichten gehen unmittelbar ineinander über.
Wenn sich Mitarbeitende nicht persönlich begegnen, erfolgt die Weitergabe wichtiger allgemeiner Informationen über die interne WhatsApp-Gruppe.
Dabei gilt:
☐ Informationen kurz und verständlich formulieren.
☐ Nur Informationen teilen, die für das Team relevant sind.
☐ Bei dringenden Angelegenheiten die betroffene Person zusätzlich direkt informieren.
Wichtig: Nicht jede Kleinigkeit muss in der WhatsApp-Gruppe mitgeteilt werden. Entscheidend ist, ob die Information für andere Mitarbeitende tatsächlich wichtig ist.
3. Interne WhatsApp-Gruppe
Die interne WhatsApp-Gruppe ist unser gemeinsamer Kommunikationsweg für allgemeine organisatorische Informationen und Besonderheiten.
Alle Mitarbeitenden sind dafür verantwortlich, die dort veröffentlichten Informationen zur Kenntnis zu nehmen.
Dabei gilt:
☐ Nachrichten regelmäßig und zeitnah lesen.
☐ Relevante Informationen zur Kenntnis nehmen.
☐ Spätestens zu Beginn der nächsten eigenen Schicht über wichtige Neuerungen informiert sein.
☐ Bei Unklarheiten nachfragen.
Wichtig: Eine ständige Erreichbarkeit oder sofortige Reaktion außerhalb der Arbeitszeit wird nicht erwartet.
Die Kommunikation soll zuverlässig funktionieren, ohne unnötig viele Nachrichten zu verursachen.
4. Übergabe offener Vorgänge
Offene Aufgaben werden nicht ausschließlich mündlich oder über WhatsApp weitergegeben.
Hier nutzen wir unsere bereits festgelegten Systeme.
Allgemeine organisatorische Informationen - Interne WhatsApp-Gruppe
Offene organisatorische Aufgaben - Zentrale Aufgabenliste auf Google Drive
Kundenbezogene Aufgaben und Betreuungsinformationen - eGym Trainer-App
Unmittelbar wichtige Informationen beim Schichtwechsel - Kurze persönliche Übergabe
Für offene organisatorische Aufgaben gilt:
☐ Aufgabe in der zentralen Aufgabenliste erfassen.
☐ Zuständige Person festlegen.
☐ Erledigungsfrist eintragen.
☐ Bearbeitungsstand aktuell halten.
Für kundenbezogene Aufgaben gilt:
☐ Aufgabe beziehungsweise Information bei der betreffenden Kundin in der eGym Trainer-App hinterlegen.
☐ Bei Bedarf eine zuständige Person zuweisen.
☐ Nach Erledigung den Vorgang entsprechend abschließen.
Wichtig: Eine WhatsApp-Nachricht ersetzt nicht die Dokumentation einer offenen Aufgabe im dafür vorgesehenen System.
5. Mitarbeitende mit einzelnen Kursen oder Coachingterminen
Nicht jede Mitarbeiterin übernimmt eine vollständige Studioschicht.
Wer ausschließlich für einen Kurs, einen Termin oder ein Coaching ins Studio kommt, benötigt keine allgemeine Schichtübergabe.
Entstehen während dieser Tätigkeit jedoch wichtige Informationen oder offene Aufgaben, werden diese über den jeweils passenden Kommunikationsweg weitergegeben.
Wichtig: Entscheidend ist nicht, wie lange jemand im Studio arbeitet, sondern ob wichtige Informationen weitergegeben werden müssen.
6. Verantwortung aller Mitarbeitenden
Eine zuverlässige Informationsweitergabe funktioniert nur, wenn alle mitmachen.
Deshalb gilt:
☐ Wichtige Informationen rechtzeitig weitergeben.
☐ Bei direktem Schichtwechsel bei Bedarf eine kurze mündliche Übergabe durchführen.
☐ Die interne WhatsApp-Gruppe regelmäßig lesen.
☐ Spätestens zu Beginn der nächsten eigenen Schicht über relevante Informationen informiert sein.
☐ Offene Aufgaben im richtigen System dokumentieren.
☐ Bei Unklarheiten nachfragen.
Unser gemeinsamer Grundsatz
Gute Kommunikation bedeutet nicht, möglichst viel zu schreiben, sondern die richtigen Informationen zuverlässig weiterzugeben.
Wir nutzen kurze persönliche Übergaben, unsere interne WhatsApp-Gruppe und die bestehenden Aufgabenverwaltungssysteme.
Dabei achten wir darauf, dass Informationen dort ankommen, wo sie benötigt werden.
Keine unnötigen Nachrichten. Keine doppelten Dokumentationen. Keine offenen Vorgänge, für die sich niemand verantwortlich fühlt.
Stand: November 2026
