Post und Pakete

Sendungen zuverlässig bearbeiten. Lieferungen kontrollieren. Ordnung sicherstellen.

Eingehende Post und Pakete gehören zu den regelmäßigen organisatorischen Aufgaben im Studioalltag.

Damit wichtige Unterlagen zuverlässig bei der Studioleitung ankommen und Lieferungen zeitnah verarbeitet werden, gelten klare Zuständigkeiten.

Grundsätzlich gilt: Briefpost bleibt ungeöffnet. Pakete werden kontrolliert, zugeordnet und vollständig eingeräumt.

1. Eingehende Briefpost

Alle Mitarbeitenden dürfen eingehende Briefpost entgegennehmen.

Dabei gilt:

☐ Eingehende Briefe entgegennehmen.

☐ Briefpost ungeöffnet lassen.

☐ Briefe im vorgesehenen Fach der Studioleitung ablegen.

Wichtig: Ausschließlich die Studioleitung darf eingehende Briefpost öffnen.

Eine zusätzliche Dokumentation ist bei normaler Briefpost nicht erforderlich.

2. Pakete und Lieferungen annehmen

Alle Studiomitarbeitenden dürfen Pakete und Warenlieferungen entgegennehmen.

Dabei gilt:

☐ Paket entgegennehmen.

☐ Verpackung öffnen.

☐ Inhalt anhand des Lieferscheins kontrollieren.

☐ Prüfen, ob die Lieferung vollständig und korrekt ist.

☐ Auf offensichtliche Beschädigungen achten.

Wichtig: Lieferungen werden nicht einfach ungeöffnet am Empfang abgestellt.

3. Waren und Materialien zuordnen

Nach der Kontrolle werden die gelieferten Produkte und Materialien an ihren vorgesehenen Platz geräumt.

Dabei gilt:

☐ Produkte und Materialien dem richtigen Bereich zuordnen.

☐ Waren ordentlich einräumen.

☐ Auf eine übersichtliche und saubere Lagerung achten.

☐ Verpackungsmaterial entsprechend entsorgen.

Wichtig: Die Bearbeitung einer Lieferung ist erst abgeschlossen, wenn die Waren kontrolliert und eingeräumt wurden.





4. Unvollständige oder fehlerhafte Lieferungen

Stellt eine Mitarbeiterin fest, dass eine Lieferung unvollständig, beschädigt oder falsch ist, muss die Studioleitung informiert werden.

Dabei gilt:

☐ Abweichung anhand des Lieferscheins feststellen.

☐ Betroffene Artikel und Mengen dokumentieren.

☐ Bei Bedarf Lieferschein und Verpackung aufbewahren.

☐ Vorgang in der zentralen Aufgabenliste auf Google Drive erfassen.

☐ Studioleitung als zuständige Person eintragen.

☐ Bei dringenden Angelegenheiten zusätzlich direkt informieren.

Wichtig: Unklare oder fehlerhafte Lieferungen dürfen nicht einfach unbearbeitet liegen bleiben.

5. Information und Weitergabe

Nicht jede eingegangene Sendung muss zusätzlich dokumentiert werden.

Keine zusätzliche Dokumentation erforderlich:

• Briefpost wurde ungeöffnet im Fach der Studioleitung abgelegt.
• Lieferung wurde vollständig kontrolliert und eingeräumt.
• Eintrag in die zentrale Aufgabenliste erforderlich:
• Lieferung ist unvollständig oder beschädigt.
• Falsche Artikel wurden geliefert.
• Eine Sendung kann nicht zugeordnet werden.
• Die Studioleitung muss etwas prüfen oder veranlassen.

So nutzen wir unsere zentrale Aufgabenliste gezielt für offene Vorgänge und vermeiden unnötige Einträge.

6. Verantwortung der Mitarbeitenden

Alle Studiomitarbeitenden sind für die ordnungsgemäße Bearbeitung der von ihnen angenommenen Sendungen verantwortlich.

Dazu gehört:

☐ Briefpost ungeöffnet weitergeben.

☐ Pakete öffnen und Lieferungen kontrollieren.

☐ Waren vollständig einräumen.

☐ Verpackungsmaterial entsorgen.

☐ Probleme und offene Vorgänge dokumentieren.

☐ Studioleitung bei Bedarf informieren.

Unser gemeinsamer Grundsatz

Post und Pakete werden nicht einfach abgelegt, sondern entsprechend ihrer Zuständigkeit zuverlässig bearbeitet.

Briefpost gehört ungeöffnet in das Fach der Studioleitung. Lieferungen werden kontrolliert, zugeordnet und eingeräumt.

Offene Fragen oder Probleme dokumentieren wir in unserer zentralen Aufgabenliste.

So sorgen wir für Ordnung am Empfang und stellen sicher, dass wichtige Vorgänge nicht übersehen werden.

Fundgegenstände

Fundgegenstände sicher aufbewahren, zuordnen und zurückgeben

Im Studio werden regelmäßig persönliche Gegenstände vergessen. Gelegentlich werden auch Gegenstände abgegeben, die auf unserem Parkplatz oder im direkten Umfeld des Studios gefunden wurden.

Damit diese möglichst schnell wieder bei ihren Besitzerinnen ankommen, gelten folgende Abläufe.

Grundsätzlich gilt: Fundgegenstände werden ordentlich aufbewahrt, bekannte Besitzerinnen werden zugeordnet und Wertsachen gesondert gesichert.

1. Gefundene Gegenstände

Wird ein Gegenstand im Studio gefunden oder bei uns abgegeben, prüft die Mitarbeiterin zunächst, ob bekannt ist, wem er gehört.

Besitzerin unbekannt

☐ Gewöhnliche Fundgegenstände in die Fundkiste in der Umkleide legen.

☐ Darauf achten, dass die Fundkiste ordentlich und zugänglich bleibt.

☐ Schlüssel und andere Wertsachen gesondert an der Theke hinterlegen.

Besitzerin bekannt

☐ Gegenstand separat an der Theke hinterlegen.

☐ Gegenstand deutlich mit dem Namen der Kundin kennzeichnen.

☐ In der eGym Trainer-App einen Vermerk bei der betreffenden Kundin hinterlegen.

☐ Kundin beim nächsten Studiobesuch auf den Gegenstand ansprechen.

Wichtig: Gegenstände, deren Besitzerin bekannt ist, gehören nicht in die allgemeine Fundkiste.

2. Fundgegenstände vom Parkplatz und aus dem direkten Umfeld

Auch Gegenstände, die auf unserem Studioparkplatz oder unmittelbar am Studio gefunden werden, nehmen wir entgegen.

Dabei gilt:

☐ Gegenstand entgegennehmen.

☐ Prüfen, ob er einer Kundin zugeordnet werden kann.

☐ Eindeutig zuordenbare Gegenstände, beispielsweise Mitgliedschips, mit Namen kennzeichnen und an der Theke hinterlegen.

☐ Bei bekannter Besitzerin einen Vermerk in der eGym Trainer-App erstellen.

☐ Schlüssel und andere Wertsachen, deren Besitzerin unbekannt ist, sicher an der Theke aufbewahren.

☐ Bei Unklarheiten die Studioleitung informieren.

Wichtig: Auch Gegenstände, die außerhalb des Studios gefunden wurden, dürfen nicht einfach entsorgt werden. Hier können gesetzliche Fundpflichten bestehen.

3. Umgang mit Wertsachen

Wertsachen wie Schmuck, Schlüssel, Geldbörsen oder Mobiltelefone werden grundsätzlich gesondert aufbewahrt.

Dabei gilt:

☐ Wertsache an der Theke sicher hinterlegen.

☐ Falls die Besitzerin bekannt ist, Gegenstand mit Namen kennzeichnen.

☐ Bei bekannter Besitzerin einen entsprechenden Vermerk in der eGym Trainer-App hinterlegen.

☐ Wertsachen nicht in die allgemeine Fundkiste legen.

Wichtig: Wertsachen müssen so aufbewahrt werden, dass sie nicht frei zugänglich sind.

4. Rückgabe von Fundgegenständen

Alle Studiomitarbeitenden dürfen Fundgegenstände an ihre Besitzerinnen zurückgeben.

Dabei gilt:

☐ Prüfen, ob der Gegenstand tatsächlich der betreffenden Person gehört.

☐ Gegenstand aushändigen.

☐ Falls ein Vermerk in der Trainer-App vorhanden ist, diesen nach der Rückgabe entsprechend erledigen.

Bei Wertsachen sollte die Besitzerin den Gegenstand möglichst genau beschreiben können, bevor er herausgegeben wird.

5. Regelmäßige Kontrolle der Fundkiste

Die Fundkiste wird bei Bedarf kontrolliert und aufgeräumt, insbesondere dann, wenn sie sehr voll ist.

Dabei gilt:

☐ Fundkiste durchsehen.

☐ Gegenstände sortieren.

☐ Vor einer geplanten Räumung die Kundinnen über die WhatsApp-Community informieren.

☐ Bei Bedarf Fotos der Fundgegenstände veröffentlichen, damit Besitzerinnen ihre Sachen erkennen können.

☐ Eine angemessene Abholfrist mitteilen.

☐ Nach Ablauf der angekündigten Frist die Studioleitung über nicht abgeholte Gegenstände informieren.

Wichtig: Eine Räumung der Fundkiste erfolgt nicht ohne vorherige Ankündigung.

6. Nicht abgeholte Gegenstände

Bei länger nicht abgeholten Gegenständen unterscheiden wir zwischen gewöhnlichen Fundgegenständen und Wertsachen.

Gewöhnliche Fundgegenstände

Beispielsweise Trinkflaschen, Handtücher oder Kleidungsstücke.

Die Kundinnen werden vor einer geplanten Räumung über die WhatsApp-Community informiert.

Bei Bedarf werden Fotos der Gegenstände veröffentlicht.

Nach Ablauf der angekündigten Abholfrist entscheidet die Studioleitung über das weitere Vorgehen.

Gesetzliche Aufbewahrungs- und Fundpflichten sind zu beachten.

Wertsachen

Beispielsweise Schlüssel, Geldbörsen, Schmuck oder Mobiltelefone.

Wertsachen werden nicht zusammen mit gewöhnlichen Fundgegenständen entsorgt.

Auch bei Wertsachen kann über die Community nach den Besitzerinnen gesucht werden.

Bei länger nicht abgeholten Wertsachen entscheidet ausschließlich die Studioleitung über das weitere Vorgehen.

Gesetzliche Fundpflichten sind zu beachten.

Wichtig: Eine Ankündigung in der Community ersetzt keine gegebenenfalls gesetzlich erforderliche Fundmeldung oder Aufbewahrung.

7. Verantwortung der Mitarbeitenden

Alle Mitarbeitenden sind für den ordnungsgemäßen Umgang mit Fundgegenständen verantwortlich.

☐ Fundgegenstände am vorgesehenen Platz hinterlegen.

☐ Bekannte Besitzerinnen eindeutig zuordnen.

☐ Vermerke in der eGym Trainer-App erstellen.

☐ Wertsachen gesondert und sicher aufbewahren.

☐ Gegenstände nur an berechtigte Personen zurückgeben.

☐ Bei Unklarheiten die Studioleitung informieren.

Unser gemeinsamer Grundsatz

Gefundene Gegenstände werden nicht einfach irgendwo abgelegt.

Gewöhnliche Fundsachen kommen in die Fundkiste in der Umkleide. Gegenstände mit bekannter Besitzerin sowie Wertsachen werden separat an der Theke hinterlegt.

Über die eGym Trainer-App stellen wir sicher, dass bekannte Besitzerinnen beim nächsten Studiobesuch angesprochen werden können.

Die WhatsApp-Community nutzen wir, um bei Bedarf nach Besitzerinnen zu suchen und geplante Räumungen anzukündigen.

Über die endgültige Behandlung nicht abgeholter Gegenstände entscheidet die Studioleitung unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben.