Arbeitsanweisung 05 – Beiträge & Zahlungsverwaltung
Stand: November 2026
Beiträge prüfen, Zahlungen erfassen und Rechnungen korrekt bearbeiten
Unsere Mitgliedsbeiträge werden in der Regel per SEPA-Lastschrift eingezogen. Einzelne Kundinnen bezahlen ihre Beiträge bar im Studio.
Alle Mitarbeitenden können Beitragsfragen beantworten und Barzahlungen bearbeiten. Die Rechnungsverwaltung übernehmen Backoffice und Studioleitung. Sämtliche Bankangelegenheiten liegen ausschließlich bei der Studioleitung.
TEIL A – Beitragsfragen & Barzahlungen
FÜR ALLE MITARBEITENDEN
1. Beitragsfragen beantworten
Alle Mitarbeitenden dürfen die Rechnungen und Beitragsstände einer Kundin in Virtuagym einsehen und Fragen dazu beantworten.
Navigation: Virtuagym → Kundenprofil → Rechnungen
Ablauf:
☐ Kundenprofil öffnen.
☐ Bereich „Rechnungen“ aufrufen.
☐ Betreffende Rechnung und Rechnungszeitraum prüfen.
☐ Betrag und gegebenenfalls enthaltene Zusatzleistungen kontrollieren.
☐ Der Kundin die Rechnung beziehungsweise den Beitragsstand erklären.
☐ Unklare Fälle an das Backoffice weitergeben über Zentrale Aufgabenliste
Bei Fragen zu Rücklastschriften, Mahnungen oder anderen Bankangelegenheiten erfolgt die Weitergabe an die Studioleitung über Zentrale Aufgabenliste.
2. Barzahlungen entgegennehmen
Einzelne Kundinnen bezahlen ihre Mitgliedsbeiträge bar. Diese Zahlungsart ist in der eGym Trainer-App vermerkt.
Ablauf:
☐ In der Trainer-App prüfen, ob die Kundin als Barzahlerin hinterlegt ist.
☐ Kundenprofil in Virtuagym öffnen.
☐ Unter „Rechnungen“ den offenen Beitrag prüfen.
☐ Den entsprechenden Betrag von der Kundin entgegennehmen.
☐ Zahlung in Virtuagym als bezahlt erfassen.
☐ Bargeld ordnungsgemäß in der Studiokasse verbuchen.
3. Offene Beiträge bei Barzahlerinnen
Ist bei einer Barzahlerin ein Mitgliedsbeitrag offen, dürfen alle Mitarbeitenden die Kundin darauf ansprechen.
Ablauf:
☐ Offene Rechnung in Virtuagym prüfen.
☐ Kundin freundlich auf den ausstehenden Beitrag hinweisen.
☐ Bei Zahlung den Betrag entgegennehmen und entsprechend erfassen.
☐ Bei Unklarheiten oder Zahlungsproblemen das Anliegen weitergeben.
Bei SEPA-Zahlungen werden offene Beiträge und mögliche Rücklastschriften nicht eigenständig bearbeitet,
TEIL B – Rechnungs- & Zahlungsverwaltung
FÜR BACKOFFICE UND STUDIOLEITUNG
4. Rechnungen prüfen und bearbeiten
Navigation: Virtuagym → Kundenprofil → Rechnungen
Backoffice und Studioleitung übernehmen die administrative Rechnungsbearbeitung.
Dazu gehören:
- Rechnungen prüfen und erstellen
- Fehlerhafte Rechnungen stornieren
- Korrigierte Rechnungen erstellen
- Gutschriften bearbeiten
- Vereinbarte Beitragsanpassungen berücksichtigen
Ablauf:
☐ Kundenprofil und betreffende Rechnung aufrufen.
☐ Rechnungszeitraum und Betrag kontrollieren.
☐ Ursache einer notwendigen Korrektur prüfen.
☐ Erforderliche Anpassung in Virtuagym durchführen.
☐ Ergebnis und gegebenenfalls nachfolgende Rechnungen kontrollieren.
5. Offene Rechnungen kontrollieren
Das Backoffice kann Rechnungsstände und offene Forderungen in Virtuagym prüfen.
Ablauf:
☐ Kundenprofil öffnen.
☐ Offene Rechnungen und Zahlungsstatus prüfen.
☐ Zwischen Barzahlung und SEPA-Lastschrift unterscheiden.
☐ Rechnungsfehler gegebenenfalls korrigieren.
☐ Bankbezogene Zahlungsprobleme an die Studioleitung weitergeben.
6. Bankangelegenheiten
AUSSCHLIESSLICH STUDIOLEITUNG
Alle Vorgänge, die direkt mit der Bank und dem Lastschrifteinzug zusammenhängen, werden durch die Studioleitung bearbeitet.
Dazu gehören insbesondere:
- SEPA-Lastschriften und Bankvorgänge
- Rücklastschriften
- Klärung fehlgeschlagener Abbuchungen
- Mahnungen und deren Versand
- Weitere bankbezogene Zahlungsprobleme
Wichtig: Mahnungen werden nicht automatisch durch Virtuagym versendet. Die Studioleitung übernimmt die Prüfung und den weiteren Ablauf.
7. Abschließende Kontrolle
Je nach bearbeitetem Vorgang prüfen wir:
☐ Richtige Kundin und Rechnung bearbeitet.
☐ Rechnungsbetrag und Zeitraum stimmen.
☐ Barzahlung in Virtuagym korrekt erfasst.
☐ Barzahlung in der Studiokasse verbucht.
☐ Rechnungskorrektur oder Gutschrift korrekt durchgeführt.
☐ Bankangelegenheiten bei der Studioleitung.
☐ Offene interne Aufgaben entsprechend aktualisiert beziehungsweise abgeschlossen.
Unser gemeinsamer Grundsatz
Transparente Beitragsauskünfte, korrekte Zahlungserfassung und klare Zuständigkeiten.
Alle Mitarbeitenden kümmern sich um die alltäglichen Beitragsfragen und Barzahlungen. Backoffice und Studioleitung übernehmen die Rechnungsverwaltung. Die Verantwortung für Bankangelegenheiten und Mahnungen liegt bei der Studioleitung.
