Dokumente & Zusammenarbeit


Google Drive, Google Sheets & OneDrive


Für die digitale Ablage, gemeinsame Listen und den Austausch von Dateien nutzen wir verschiedene Systeme. Dabei hat jedes System seinen eigenen Schwerpunkt.


1. Google Drive & Google Sheets


Gemeinsame Listen und standortunabhängiges Arbeiten - zu finden unter 'Meine Ablage' in der Favoritenleiste von google Chrome


Google Drive nutzen wir hauptsächlich für Dokumente und Listen, auf die wir auch außerhalb des Studios zugreifen müssen.


Dazu gehören beispielsweise:


  • Rehasport-Teilnehmerübersicht: Eine zentrale Übersicht für die Organisation unserer Rehasport-Teilnehmenden.
  • Geburtstagskalender: Unsere gemeinsame Liste mit den Geburtstagen der Kundinnen und den entsprechenden Tages- und Monatsübersichten.
  • Weitere Organisationslisten: Gemeinsam genutzte Tabellen für verschiedene Aufgaben im Studio.
  • Homeoffice: Austausch und Bereitstellung von Dateien, die auch außerhalb des Studios benötigt werden.


Google Sheets


Google Sheets ist unsere Tabellenanwendung innerhalb von Google Drive.


Wir nutzen Sheets für gemeinsame Listen, Übersichten und verschiedene digitale Auswertungen.

Auch unsere selbst entwickelten Anwendungen und Projekte, beispielsweise die Laborauswertung im Zusammenhang mit prevent und der digitale Adventskalender, nutzen Google-Technologien beziehungsweise entsprechende Tabellenstrukturen.


Wichtig für Mitarbeitende:


  • Immer mit der vorgesehenen gemeinsamen Datei arbeiten.
  • Keine unnötigen Kopien von Listen erstellen.
  • Bestehende Formeln und Tabellenstrukturen nicht eigenmächtig verändern.
  • Kundendaten ausschließlich im Rahmen der eigenen Berechtigungen bearbeiten.


2. OneDrive


Unser zentraler Online-Speicherplatz


OneDrive ist unser hauptsächlicher digitaler Speicherort für Dokumente und Dateien aus nahezu allen Bereichen des Studios.

Hier werden Unterlagen zentral abgelegt, organisiert und bei Bedarf gemeinsam genutzt.


Wofür nutzen wir OneDrive?


  • Speicherung und Organisation von Studio-Unterlagen.
  • Ablage von Arbeitsmaterialien und Dokumenten.
  • Bereitstellung von Dateien für berechtigte Mitarbeitende.
  • Zugriff auf benötigte Unterlagen von verschiedenen Arbeitsplätzen.


Grundregeln


  • Dateien in den dafür vorgesehenen Ordnern ablegen.
  • Vorhandene Dokumente möglichst am ursprünglichen Speicherort bearbeiten.
  • Keine unnötigen Mehrfachversionen erstellen.
  • Dateien nicht ohne Absprache verschieben oder löschen.
  • Vertrauliche Unterlagen nur im Rahmen der eigenen Zugriffsberechtigung verwenden.


3. Welches System nutze ich wofür?


Rehasport-Teilnehmerübersicht - Google Drive

Geburtstagskalender - Google Drive

Gemeinsame Organisationslisten- Google Drive

Dateiaustausch für Homeoffice - Google Drive

Allgemeine Dokumentenablage - OneDrive

Studio-Unterlagen und Arbeitsmaterialien - OneDrive


Merke: Google Drive und Sheets nutzen wir vor allem für gemeinsame Listen und den flexiblen Datenaustausch. OneDrive ist unser zentraler Online-Speicherplatz für die übrigen Studio-Unterlagen.