Arbeitsanweisung 04 – Kündigungen & Vertragsbeendigung
Stand: November 2026
Kündigungen freundlich entgegennehmen und korrekt bearbeiten
Auch wenn eine Kundin ihre Mitgliedschaft beendet, bleibt ein professioneller und wertschätzender Umgang selbstverständlich.
Die Entgegennahme einer Kündigung gehört zum allgemeinen Studioalltag. Die Prüfung und technische Bearbeitung erfolgen durch Backoffice und Studioleitung.
TEIL A – Kündigungen entgegennehmen & Kundinnen betreuen
FÜR ALLE MITARBEITENDEN
1. Kündigungen entgegennehmen
Kündigungen erreichen uns über:
- Brief
- Kündigungsbutton auf unserer Website (E-Mail)
Brief wird oft auch persönlich im Studio abgegeben.
Umgang mit einer Kündigung
☐ Freundlich und wertschätzend reagieren.
☐ Bedauern über die Entscheidung ausdrücken.
☐ Der Kundin mitteilen, dass ihre Kündigung bearbeitet wird.
☐ Keine verbindlichen Aussagen zum tatsächlichen Vertragsende machen, bevor dieses geprüft wurde.
Ein Rückgewinnungsgespräch ist bei Eingang einer Kündigung nicht vorgesehen.
2. Kündigungen weitergeben
Eingehende Kündigungen werden zur Bearbeitung an das Backoffice weitergegeben.
Ablauf:
☐ Kündigungseingang in der zentralen Aufgabenliste auf Google Drive erfassen.
☐ Zuständigkeit „Backoffice“ eintragen.
☐ Schriftliche Kündigungen aus dem Briefkasten beziehungsweise vom Empfang in der vorgesehenen zentralen Ablage für eingegangene Unterlagen hinterlegen.
☐ Bei E-Mail-Kündigungen sicherstellen, dass das Backoffice Zugriff auf die Nachricht hat.
☐ Die Kündigung nicht eigenständig in Virtuagym bearbeiten.
3. Kündigungsrücknahme vereinbaren
Entscheidet sich eine Kundin, ihre Kündigung zurückzunehmen, dürfen alle Mitarbeitenden dies mit ihr vereinbaren.
Ablauf:
☐ Mit der Kundin besprechen, dass sie ihre Mitgliedschaft fortsetzen möchte.
☐ Vereinbarung und Kundendaten festhalten.
☐ Die Rücknahme zur Bearbeitung an das Backoffice weitergeben.
☐ Die Kundin darüber informieren, dass die technische Umsetzung noch erfolgt.
TEIL B – Kündigungen in Virtuagym bearbeiten
NUR FÜR BACKOFFICE UND STUDIOLEITUNG
4. Kündigung und Vertragsende prüfen
Vor der technischen Kündigung wird die betreffende Mitgliedschaft kontrolliert.
Navigation: Virtuagym → Kundenprofil → Produkte → betreffende Mitgliedschaft
Ablauf
☐ Kündigung und betroffene Mitgliedschaft zuordnen.
☐ Kundenprofil in Virtuagym öffnen.
☐ Zum Bereich „Produkte“ wechseln.
☐ Die Mitgliedschaft auswählen, die gekündigt werden soll.
☐ Das in der Mitgliedschaft hinterlegte Vertragsenddatum prüfen.
☐ Kontrollieren, ob dieses Datum tatsächlich dem korrekten Vertragsende entspricht.
☐ Falls erforderlich, das Enddatum vor der Kündigung korrigieren.
Wichtig: Das hinterlegte Enddatum darf nicht ungeprüft übernommen werden.
5. Mitgliedschaft kündigen
Navigation: Kundenprofil → Produkte → betreffende Mitgliedschaft → Aktionen
Technischer Ablauf
☐ Die zu kündigende Mitgliedschaft öffnen.
☐ Über den Button „Aktionen“ die Beendigung aufrufen.
☐ Die passende Option auswählen:
- Mitgliedschaft sofort beenden, wenn eine sofortige Beendigung vorgesehen ist.
- Mitgliedschaft zum Enddatum beenden, wenn die Kündigung zum regulären Vertragsende erfolgt.
☐ Vorgang bestätigen.
☐ Kontrollieren, ob die Mitgliedschaft mit dem richtigen Beendigungsdatum hinterlegt ist.
Wichtig: Die Auswahl „sofort“ oder „zum Enddatum“ richtet sich nach dem geprüften Vertragsende beziehungsweise der vereinbarten Beendigung.
6. Separate Servicepauschale beachten
Bei älteren Mitgliedschaften kann die Servicepauschale als separate Leistung hinterlegt sein.
Ablauf
☐ Prüfen, ob eine separate Servicepauschale vorhanden ist.
☐ Diese bei der Vertragsbeendigung ebenfalls kündigen.
☐ Kontrollieren, dass keine separate Servicepauschale unbeabsichtigt weiterläuft.
7. Kündigungsbestätigung
Die Kündigungsbestätigung wird nach der entsprechenden Bearbeitung automatisch durch Virtuagym generiert.
Kontrolle
☐ Kündigung im System korrekt hinterlegt.
☐ Vertragsende stimmt mit dem geprüften Datum überein.
☐ Automatische Kündigungsbestätigung berücksichtigt.
☐ Gegebenenfalls separate Servicepauschale beendet.
8. Kündigungsrücknahme bearbeiten
Wurde mit einer Kundin die Rücknahme ihrer Kündigung vereinbart, übernimmt das Backoffice die technische Umsetzung in Virtuagym.
Ablauf
☐ Vereinbarung zur Kündigungsrücknahme prüfen.
☐ Betroffene Mitgliedschaft aufrufen.
☐ Kündigungsstatus und Vertragsdaten prüfen.
☐ Kündigungsrücknahme beziehungsweise erforderliche Vertragsfortsetzung im System umsetzen.
☐ Kontrollieren, ob die Mitgliedschaft korrekt weiterläuft.
☐ Zugehörige Aufgabe abschließen.
9. Abschließende Kontrolle
Vor Abschluss der Bearbeitung prüfen:
☐ Richtige Kundin und Mitgliedschaft bearbeitet.
☐ Vertragsenddatum geprüft.
☐ Korrekte Beendigungsoption gewählt.
☐ Kündigung in Virtuagym hinterlegt.
☐ Separate Servicepauschale bei älteren Mitgliedschaften berücksichtigt.
☐ Kündigungsbestätigung automatisch erstellt.
☐ Zugehörige Aufgabe in der zentralen Aufgabenliste als erledigt gekennzeichnet.
Wichtig, im Drehbuch unter Abgänge und in der Arbeitsliste soll die Kündigung noch vermerkt werden. Ebenso in den Aufgaben der Trainer App bei der entsprechenden Kundin. Vermerk 'hat gekündigt zum...'
Unser gemeinsamer Grundsatz
Freundlich im Kontakt. Sorgfältig bei der Prüfung. Zuverlässig in der Bearbeitung.
Jede Kündigung wird wertschätzend entgegengenommen und durch Backoffice oder Studioleitung entsprechend den geltenden Vertragsbedingungen bearbeitet.
