Arbeitsanweisung 03 – Ruhezeiten
Stand: November 2026
Ruhezeiten vereinbaren und korrekt bearbeiten
Kundinnen können ihre Mitgliedschaft in der Regel für bis zu drei Monate pausieren.
Während der Ruhezeit werden die regulären Mitgliedsbeiträge ausgesetzt. Stattdessen fällt eine Ruhezeitgebühr von 2 € pro Woche an. Die Mitgliedschaft verlängert sich um die Dauer der Ruhezeit.
TEIL A – Ruhezeiten mit Kundinnen vereinbaren
FÜR ALLE MITARBEITENDEN
1. Ruhezeit besprechen
Alle Mitarbeitenden dürfen Ruhezeiten mit Kundinnen besprechen und vereinbaren.
Ablauf:
☐ Anliegen und gewünschten Zeitraum erfragen.
☐ Darauf hinweisen, dass eine Ruhezeit in der Regel bis zu drei Monaten möglich ist.
☐ Erklären, dass die regulären Mitgliedsbeiträge während der Ruhezeit ausgesetzt werden.
☐ Über die Ruhezeitgebühr von 2 € pro Woche informieren.
☐ Erklären, dass sich die Mitgliedschaft um die Dauer der Ruhezeit verlängert.
☐ Gewünschten Beginn und Ende der Ruhezeit festhalten.
Wichtig: Der tatsächliche Beginn muss mit dem bereits abgerechneten Zeitraum abgestimmt werden. Deshalb wird das mögliche Startdatum vor der endgültigen Umsetzung durch das Backoffice geprüft.
2. Vereinbarung weitergeben
Nach dem Gespräch wird die vereinbarte Ruhezeit zur Bearbeitung an das Backoffice weitergegeben.
Folgende Angaben werden benötigt:
- Name der Kundin
- Grund der Ruhezeit
- Gewünschter Zeitraum
- Gegebenenfalls besondere Absprachen
Die Weitergabe erfolgt über die Zentrale Aufgabenliste. In der eGym Trainer-App wird aber die Ruhezeit und Grund vermerkt.
TEIL B – Ruhezeiten in Virtuagym bearbeiten
NUR FÜR BACKOFFICE UND STUDIOLEITUNG
3. Rechnungsstand prüfen
Navigation: Kundenprofil → Rechnungen
Vor dem Eintragen einer Ruhezeit wird immer geprüft, bis zu welchem Datum die letzte gebuchte Rechnung reicht.
Technischer Ablauf:
☐ Kundin in Virtuagym aufrufen.
☐ Bereich „Rechnungen“ öffnen.
☐ Letzte gebuchte Rechnung prüfen.
☐ Ende des bereits abgerechneten Zeitraums feststellen.
☐ Frühestmöglichen Beginn der Ruhezeit bestimmen.
Wichtig: Die Ruhezeit darf erst am Folgetag des bereits abgerechneten Zeitraums beginnen.
Beispiel: Ist der Beitrag bis einschließlich 15.11.2026 abgerechnet, kann die Ruhezeit frühestens am 16.11.2026 beginnen.
4. Mitgliedschaft pausieren
Navigation: Kundenprofil → Produkte → betreffende Mitgliedschaft → Aktionen → Mitgliedschaft pausieren
Technischer Ablauf:
☐ Bereich „Produkte“ öffnen.
☐ Die Mitgliedschaft auswählen, die pausiert werden soll.
☐ Über „Aktionen“ den Punkt „Mitgliedschaft pausieren“ auswählen.
☐ Beginn und Ende der Ruhezeit eingeben.
☐ Grund der Ruhezeit eintragen.
☐ Anfallende Ruhezeitgebühr hinterlegen: 2 € pro Woche.
☐ Angaben kontrollieren und Pause speichern.
Wichtig: Sind mehrere Mitgliedschaften stillzulegen, müssen die betreffenden Mitgliedschaften entsprechend berücksichtigt werden.
5. Abschließende Kontrolle
Nach dem Speichern prüfen:
☐ Richtige Mitgliedschaft pausiert.
☐ Beginn und Ende der Ruhezeit korrekt.
☐ Grund hinterlegt.
☐ Ruhezeitgebühr korrekt eingetragen.
☐ Reguläre Mitgliedsbeiträge für die Ruhezeit ausgesetzt.
☐ Verlängerung der Mitgliedschaft um den Ruhezeitraum berücksichtigt.
☐ Zugehörige Aufgabe in der eGym Trainer-App aktualisiert beziehungsweise abgeschlossen.
☐ Aufgabe in der zentralen Aufgabenliste als erledigt gekennzeichnet und Eintrag in der eGym Trainer-App kontrolliert.
Unser gemeinsamer Grundsatz
Ruhezeiten werden kundenorientiert vereinbart und vom Backoffice entsprechend dem tatsächlichen Rechnungsstand umgesetzt.
Erst den Rechnungsstand prüfen – dann die Mitgliedschaft pausieren.
