Mitgliederverwaltung Virtuagym

Virtuagym ist unsere zentrale Software für die Mitgliederverwaltung und im täglichen Umgang weitgehend selbsterklärend. Deshalb findest du hier keine umfangreichen Anleitungen, sondern kurze Basis-Videos für deine Einarbeitung.



Sie zeigen dir die wichtigsten Funktionen und Arbeitsschritte, die du für deinen Start kennen solltest. Vieles Weitere wirst du anschließend ganz selbstverständlich im täglichen Umgang mit Virtuagym kennenlernen.

Die Videos dienen dir später natürlich auch als schnelle Auffrischung, wenn du einen Ablauf noch einmal nachschauen möchtest.

Orientierung & tägliche Nutzung

Für alle Mitarbeitenden

Ziel

Virtuagym ist unsere zentrale Verwaltungssoftware für den Studioalltag. Hier verwalten wir Kundinnen, Termine, Kurse, Buchungen, Verkäufe und weitere organisatorische Aufgaben.

Diese Übersicht erklärt die wichtigsten Fenster und ihre Verwendung.

1. Arbeiten mit Virtuagym

Für den täglichen Studioalltag werden mehrere Virtuagym-Fenster parallel geöffnet. So können die benötigten Informationen schnell aufgerufen werden, ohne ständig zwischen verschiedenen Bereichen wechseln zu müssen.

Über die linke Symbolleiste werden die einzelnen Bereiche geöffnet. Die Kundensuche befindet sich zusätzlich oben in der Kopfzeile.

2. Kunden

Wofür nutzen wir diesen Bereich?

Hier finden wir unsere Kundinnen und deren Kundenprofile.

Wichtige Funktionen:

• Kundinnen suchen und Profile öffnen
• Kontaktdaten und Mitgliedschaftsinformationen einsehen
• Gebuchte Produkte und Leistungen überprüfen
• Kundenbezogene Informationen bearbeiten, soweit berechtigt
• Neue Kundinnen anlegen

Über die Suchfunktion können Kundinnen direkt aufgerufen werden.

Wichtig: Änderungen an bestehenden Mitgliedschaften und Verträgen erfolgen ausschließlich durch Studioleitung und Backoffice.

Weiterführende Informationen: Mitgliederverwaltung & Beiträge

3. Lead-Übersicht

Hier werden Interessentinnen erfasst und verwaltet.

Sichtbare Informationen:

• Name und Kontaktdaten (hier ganz wichtig email Adresse)
• Herkunft der Anfrage
• Eingangsdatum

Wichtig: Wenn ein Lead zur Kundin wird dann bitte nicht neu anlegen sondern den Lead in Kundin umwandeln.

4. Terminpläne – Kurse

Dieser Kalender zeigt unsere angebotenen Kurse.

Sichtbare Informationen:

• Kursbezeichnung
• Datum und Uhrzeit
• Kursleitung
• Anzahl der Buchungen und verfügbare Plätze

Der Kalender dient insbesondere zur Kontrolle der Kursbelegung und zur Organisation von Kursbuchungen.

5. Terminpläne – Airshaper

Hier werden die Buchungen für unsere Airshaper-Angebote angezeigt.

Sichtbare Informationen:

• Buchungszeiten
• Airshaper-Geräte
• Verfügbare und belegte Plätze
• Buchungen für die verschiedenen Bauchgurtgrößen

Der Kalender dient der Übersicht und Verwaltung der Airshaper-Buchungen.



6. Terminübersicht - Ressourcen – Dienstplan

Der Ressourcen-Kalender ist unser Dienstplan.

Hier können die Mitarbeitenden die geplanten Arbeitszeiten und die personelle Besetzung einsehen.

Wichtige Funktionen:

• Dienstzeiten nach Tagen und Wochen anzeigen
• Mitarbeitende einzeln ein- und ausblenden
• Geplante Arbeitszeiten und Abwesenheiten erkennen
• Änderungen am Dienstplan erfolgen entsprechend den internen Zuständigkeiten.

7. Terminübersicht – Übersicht - Kundentermine

In dieser Kalenderansicht werden unsere Kundentermine organisiert.

Die Termine sind nach Kategorien gegliedert, beispielsweise:

• Infotermine
• Neukundentermine
• Betreutes Training
• Ernährungscoaching
• Gesundheits- und Leistungschecks
• Weitere gebuchte Leistungen

Über die Auswahl der Kategorien können bestimmte Terminarten ein- oder ausgeblendet werden.

Der Kalender wird für die tägliche Terminorganisation und zur Kontrolle der gebuchten Termine genutzt.

8. Kasse – Verkaufspunkt

Über den Verkaufspunkt werden Produkte und Leistungen im Studio verkauft.

Wichtige Funktionen:

• Produkte auswählen
• Verkauf erfassen
• Gesamtbetrag kontrollieren
• Zahlung abschließen

Die Kasse wird unter anderem für Getränke, Riegel, Nahrungsergänzung und weitere Studioangebote genutzt.

9. Finanzen – Kassenbestand

Im Bereich Finanzen sind verschiedene kaufmännische Funktionen zusammengefasst.

Für den allgemeinen Studioalltag ist insbesondere der Kassenbestand wichtig.

Hier wird der Kassenbestand kontrolliert.

Erfassung des Kassenbestandes im Bereich 'Empfang und Organisation' bei 'Kasse und Zahlungsabwicklung'

Weitere Funktionen, beispielsweise Rechnungsverwaltung und Zahlungsabwicklung, gehören zu den erweiterten Verwaltungsaufgaben.

Wichtig: Bankangelegenheiten und Lastschriftbuchungen liegen bei der Studioleitung.

10. Anmeldung – Check-in

Hier sehen wir, welche Kundinnen aktuell im Studio sind.

Sichtbare Informationen:

• Aktuelle Anzahl anwesender Besucherinnen
• Check-in-Zeiten
• Check-out-Zeiten
• Mitgliedschaftsinformationen

Der Bereich dient der Anwesenheitskontrolle und der Übersicht über den Studiobetrieb.

Grundsätzlich gilt

Alle Mitarbeitenden sollen die täglich genutzten Virtuagym-Fenster kennen und die für ihre Aufgaben erforderlichen Funktionen sicher bedienen können.

Nicht jede sichtbare Funktion darf automatisch von allen bearbeitet werden. Erweiterte Verwaltungsaufgaben und Systemeinstellungen liegen bei Studioleitung und Backoffice.

Für konkrete Arbeitsabläufe gelten die jeweiligen Arbeitsanweisungen in den Fachbereichen. Vorhandene Schulungsvideos ergänzen diese Übersicht.

Virtuagym Studio-App – Registrierung & Anmeldung

1. Wie erhält die Kundin Zugang zur App?

Sobald eine Kundin in Virtuagym angelegt wird, erhält sie automatisch eine E-Mail mit einem persönlichen Einladungslink.

Die Anmeldung erfolgt in dieser Reihenfolge:

• Einladungs-E-Mail öffnen und auf den Link klicken.
• Registrierung abschließen und ein persönliches Passwort vergeben.
• Über den anschließend angezeigten Link die Virtuagym-App im App Store oder Google Play Store herunterladen. Alternativ im jeweiligen Store nach „Virtuagym“ suchen.
• App öffnen und auf „Anmelden“ klicken.
• Mit der hinterlegten E-Mail-Adresse und dem vergebenen Passwort anmelden.

Wichtig: Die Kundin sollte zuerst den Einladungslink verwenden und sich erst danach in der App anmelden.

2. Häufige Anmeldeprobleme und Lösungen

Passwort vergessen

• In der App auf „Passwort vergessen“ klicken.
• Über den zugesandten Link die Virtuagym-Website öffnen.
• Neues Passwort vergeben.
• Anschließend mit E-Mail-Adresse und neuem Passwort in der App anmelden.

Passwort wird nicht akzeptiert

Zunächst die Eingabe überprüfen. Bei weiterhin bestehendem Problem über „Passwort vergessen“ ein neues Passwort vergeben.

E-Mail-Adresse wird nicht erkannt

• In der Virtuagym-Verwaltungssoftware das Kundenprofil öffnen.
• Prüfen, welche E-Mail-Adresse dort hinterlegt ist.
• Mit der von der Kundin verwendeten Adresse abgleichen.
• Falls erforderlich, die hinterlegte E-Mail-Adresse korrigieren.
• Anmeldung erneut versuchen.

Kundin hat sich zuerst über die App registriert

Die Kundin hat bereits ein eigenes Virtuagym-Konto erstellt, bevor sie den Einladungslink der femlounge verwendet hat.

Vorgehen:

• Aus der App ausloggen.
• Den ursprünglichen Einladungslink der femlounge öffnen und akzeptieren.
• Anschließend erneut in der App anmelden.
• Prüfen, ob die femlounge Studio-App korrekt angezeigt wird.

3. Wenn das Problem nicht gelöst werden kann

Lässt sich die Anmeldung trotz dieser Schritte nicht herstellen, wird das Problem über die zentrale Aufgabenliste an die Studioleitung weitergegeben.

Dabei möglichst festhalten:

• Name der Kundin
• Welches Problem auftritt
• Welche Lösungsschritte bereits versucht wurden

Die Studioleitung übernimmt bei Bedarf die Kontaktaufnahme mit dem Virtuagym-Support.

Grundsatz

Die Mitarbeitenden helfen Kundinnen zunächst selbstständig bei typischen Anmeldeproblemen. Erst wenn die üblichen Lösungen nicht funktionieren, wird die Studioleitung eingeschaltet.

Virtuagym Studio-App – Funktionen & Nutzung

Die wichtigsten Funktionen unserer Studio-App

Die femlounge Studio-App bietet unseren Mitgliedern die Möglichkeit, Kurse und Termine selbstständig zu buchen, ihre Mitgliedschaft einzusehen und direkt auf weitere Angebote der femlounge zuzugreifen.

Alle Mitarbeitenden sollten die Funktionen kennen, um Kundinnen bei Fragen unterstützen zu können.

1. Mein Club-Konto

Hier kann die Kundin ihre Mitgliedschaft und die dazugehörigen Informationen einsehen.

2. Kursplan

Hier können Kundinnen unsere Kurse und Airshaper-Termine buchen oder sich bei ausgebuchten Angeboten auf die Warteliste setzen.

Wichtig – Filter richtig einstellen!

Es kommt immer wieder vor, dass Kundinnen bestimmte Kurse oder Airshaper-Termine nicht sehen, weil zusätzliche Filter aktiviert sind.

Deshalb bei Problemen immer zuerst die Filter überprüfen:

Für Kursbuchungen den Filter Kurse verwenden und Airshaper ausschließen.

Für Airshaper-Buchungen den Filter Airshaper verwenden und Kurse ausschließen.

Alle anderen Filter deaktivieren.

Das ist einer der wichtigsten Punkte bei der Unterstützung unserer Kundinnen!

3. Studio-Öffnungszeiten

Hier findet die Kundin unsere aktuellen Öffnungszeiten.

4. Meine Buchungen

Hier sieht die Kundin ihre gebuchten Kurse und Termine.

Sie kann ihre Buchungen einsehen und bei Bedarf selbstständig stornieren.

5. Terminbuchungen

Über diese Kachel können Kundinnen ihre Studiotermine selbstständig buchen.

6. Online-Shop

Hier können Kundinnen Mitgliedschaften online buchen.

7. Mitgliederbereich

Direkter Zugang zum Mitgliederbereich unserer femlounge-Website.

8. Happy Figur

Direkter Link zum Präventionskurs Happy Figur.



9. Ernährung & Abnehmen

Direkter Zugang zum Website-Bereich „Ernährung & Abnehmen“.

10. Unsere Events

Direkter Link zum Eventkalender der femlounge.

11. Unsere Gesundheitschecks

Direkter Link zur Website-Seite mit unseren Gesundheitschecks.

12. Dein Ernährungscoach

Direkter Zugang zur Ernährungscoach-App.

13. femlounge Inside

Direkter Link zum aktuellen femlounge-Newsletter.

Weitere Funktionen auf der Startseite

Glockensymbol – Benachrichtigungen

Über das Glockensymbol oben rechts können Kundinnen ihre erhaltenen Push-Nachrichten aufrufen und nachlesen.

Kopfsymbol – Kundenprofil

Über das Kopfsymbol oben rechts gelangt die Kundin zu ihrem persönlichen Kundenprofil.

Untere Navigationsleiste

Die Navigationsleiste mit „Home“, „Kalender“ und „Erkunden“ ist für unsere Nutzung der Studio-App nicht relevant. Sie muss daher in der Mitarbeiteranleitung nicht näher erklärt werden.

Wichtig für die Kundenbetreuung

Wenn eine Kundin Fragen zur Studio-App hat, sollte zunächst geprüft werden, ob sie korrekt angemeldet ist und die gewünschte Funktion findet.

Bei fehlenden Kursen oder Airshaper-Terminen immer zuerst die Filtereinstellungen kontrollieren.

Bei technischen Problemen, die sich nicht direkt lösen lassen, erfolgt eine Weitergabe über die zentrale Aufgabenliste an die Studioleitung.

WhatsApp – Kundenkommunikation & Community

WhatsApp ist unser wichtigstes Kommunikationsmittel mit unseren Kundinnen. Wir nutzen es sowohl für die persönliche Kommunikation als auch für allgemeine Studioinformationen, themenbezogene Beiträge und vorbereitete Nachrichten.

Alle Mitarbeitenden nutzen WhatsApp im Studioalltag und können Nachrichten in unserer Community veröffentlichen.

1. Direkte Kommunikation mit Kundinnen

Über WhatsApp beantworten wir individuelle Kundenanfragen, klären Fragen und geben Informationen weiter.

Wichtig: Jede eingehende Nachricht muss beantwortet werden!

Auch wenn eine Frage nicht sofort geklärt werden kann, erhält die Kundin eine kurze Rückmeldung.

Beispielsweise:

„Vielen Dank für deine Nachricht. Wir kümmern uns darum.“

„Danke für die Info, ich gebe es entsprechend weiter.“

„Ich kläre das ab und melde mich bei dir.“

Kann eine Nachricht nicht direkt bearbeitet werden, muss der Chat wieder auf „Ungelesen“ gesetzt werden.

So bleibt die Nachricht sichtbar und wird bei der weiteren Bearbeitung nicht vergessen.

Eine Nachricht nur zu lesen und anschließend unbeantwortet stehen zu lassen, ist keine Option.

2. Unsere WhatsApp-Community

Unsere Community ist der zentrale Informationskanal für unsere Mitglieder. Sie besteht aus einem allgemeinen Ankündigungsbereich und mehreren thematischen Gruppen.

Ankündigungen - Wichtige Studioinformationen, Veranstaltungen, geänderte Öffnungszeiten und allgemeine Mitteilungen

Kurse - Vorstellung von Kursformaten, Kurs-Specials und Events

Ernährung & Abnehmen - Wöchentliches Rezept und ergänzende Impulse rund um Ernährung und Abnehmen

Training im Studio - Informationen, Tipps und Anregungen zum Training

Rehasport - Informationen und Mitteilungen zum Rehasport

Unsere Community-Gruppen sind reine Informationsgruppen. Kundinnen können dort keine eigenen Beiträge veröffentlichen.

Für persönliche Fragen und Anliegen steht der direkte WhatsApp-Chat zur Verfügung.

Beiträge veröffentlichen

Alle Mitarbeitenden können Informationen in der Community veröffentlichen.

Dabei gilt:

• Informationen immer in der passenden Gruppe veröffentlichen.
• Allgemeine Studioinformationen gehören in die Ankündigungen.
• Themenbezogene Beiträge gehören in die jeweilige Themengruppe.
• Auf verständliche, freundliche und korrekte Informationen achten.
• Unnötige oder doppelte Nachrichten vermeiden.

Die Community soll unsere Kundinnen informieren und ihnen einen Mehrwert bieten, ohne sie mit Nachrichten zu überladen.

3. Vorgefertigte WhatsApp-Nachrichten

Für wiederkehrende Situationen und verschiedene femlounge-Angebote haben wir bereits zahlreiche Nachrichten vorbereitet.

Diese sind direkt in WhatsApp in eigenen Vorlagengruppen hinterlegt und nach Themen sortiert.

Dazu gehören beispielsweise Vorlagen zu Fem Reset, Fem Balance, Fem Performance, Fem Health und verschiedene situative Nachrichten.

So nutzt du die Vorlagen

• In WhatsApp über die Suchfunktion nach dem gewünschten Thema suchen.
• Die entsprechende Vorlagengruppe öffnen.
• Die passende Nachricht auswählen und kopieren.
• Den Text bei Bedarf an die Kundin und die konkrete Situation anpassen.
• Die Nachricht im direkten Kundenchat versenden.

Wichtig: Die Vorlagengruppen sind unsere interne Sammlung vorbereiteter Texte. Sie sind nicht mit den Gruppen unserer Kunden-Community zu verwechseln.

Vorhandene Vorlagen sollen genutzt werden, damit unsere Kommunikation einheitlich bleibt und nicht jedes Mal ein neuer Text formuliert werden muss.

4. Das Wichtigste für den Studioalltag

Nachrichten beantworten: Jede eingehende Kundennachricht erhält eine Rückmeldung.

Ungelesen setzen: Wenn eine Nachricht noch bearbeitet werden muss, den Chat wieder auf „Ungelesen“ setzen.

Vorlagen nutzen: Bei wiederkehrenden Situationen zuerst in unseren WhatsApp-Vorlagengruppen nachsehen.

Community richtig nutzen: Informationen in der passenden Gruppe veröffentlichen und unnötige Nachrichten vermeiden.



Unser Ziel ist eine zuverlässige, persönliche und gut organisierte Kommunikation mit unseren Kundinnen.