Wer darf was?
Studioleitung & Assistenz der Studioleitung
Verantwortlich für die Mitgliederverwaltung
Die Studioleitung und die Assistenz der Studioleitung (Tom) sind berechtigt, administrative Vorgänge eigenständig im Rahmen der festgelegten Regeln zu bearbeiten.
Dazu gehören:
- Mitgliederdaten und Bankverbindungen ändern
- Vertragsänderungen und Tarifwechsel durchführen
- Ruhezeiten und besondere Vertragsfälle bearbeiten
- Kündigungen bearbeiten
- Beitragsangelegenheiten und offene Zahlungen klären
- Verwaltungsvorgänge dokumentieren
Alle weiteren Teammitglieder
Anliegen entgegennehmen und zuverlässig weiterleiten
Alle Mitarbeitenden sind wichtige Ansprechpartner für unsere Mitglieder.
Sie dürfen Verwaltungsanliegen entgegennehmen und die notwendigen Informationen aufnehmen.
Dabei gilt:
- Anliegen freundlich und vollständig aufnehmen
- Zuständige Personen informieren
- Offene Vorgänge zuverlässig weiterleiten
- Keine verbindlichen Zusagen zu Vertrags- oder Beitragsfragen machen
- Keine eigenständigen Vertrags- oder Beitragsänderungen durchführen
Wichtig: Die Bearbeitung administrativer Vorgänge ist ausschließlich der Studioleitung und der Assistenz der Studioleitung vorbehalten.
Für das gesamte Team
Mitgliederanliegen richtig aufnehmen und weiterleiten
Nicht jedes Anliegen kann direkt am Empfang abschließend geklärt werden.
Entscheidend ist, dass unsere Mitglieder eine verlässliche Auskunft erhalten und ihre Anliegen bei der richtigen Person ankommen.
In dieser Arbeitsanweisung erfährst du, wie du Verwaltungsanliegen entgegennimmst, dokumentierst und an die zuständigen Personen weiterleitest.
Mitgliederdaten & Stammdatenpflege
für alle Mitarbeitenden
Alle Mitarbeitenden dürfen Mitgliederdaten in Virtuagym anlegen und aktualisieren. Dazu gehören insbesondere persönliche Daten und Kontaktdaten.
Mitglieder können ihre Daten auch selbstständig ändern. Benötigen sie dabei Unterstützung, übernehmen wir die Anpassung direkt im System.
Eine zusätzliche Dokumentation ist nicht erforderlich.
Wichtig: Die Stammdatenpflege ist von Vertragsänderungen und Beitragsangelegenheiten zu unterscheiden. Diese bleiben der Studioleitung und dem Backoffice vorbehalten.
